De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is nu een maand in werking getreden. Hoe staat het er nu voor? Heeft u alles al op orde in verband met uw contractbeheer? Misschien bent u nog zoekende hoe u dit het beste kunt toepassen voor uw contractbeheer in uw organisatie. Dan is dit artikel handig: tijd voor een tussenstand, én een tip voor de AVG en uw contractbeheer, namelijk ons verwerkingsregister.
Iedereen doet het
Hoe zat het ook al weer met die AVG? En hoe kan een verwerkingsregister je hierbij helpen? Wat is er nu veranderd ten opzichte van de vorige privacywetgeving? Onder de nieuwe AVG moet u niet alleen de wet naleven, maar u moet ook aan kunnen tonen dat u zich aan de wet houdt, oftewel een verantwoordingsplicht. Dit houdt in dat u met documenten moet kunnen aantonen, dat u de privacy waarborgt volgens de AVG-regels (lees hier de belangrijkste veranderingen na). Eigenlijk kun je al snel concluderen als bedrijf of non-profit, dat je structureel persoonsgegevens verwerkt, die onder deze nieuwe wetgeving vallen.
Denk alleen al aan uw nieuwsbrief: hiervoor houdt u een adressenlijst bij. Inmiddels heeft u als organisatie ongetwijfeld veel e-mails gehad, waarin u werd gevraagd om toestemming te geven voor het toesturen van een nieuwsbrief. Een soortgelijke mail heeft uw eigen organisatie wellicht ook verzonden aan klanten en relaties.
Privacy en contractbeheer
Maar ook via uw contractbeheer ontkomt u niet aan het opslaan van persoonsgegevens: u heeft ongetwijfeld meerdere leveranciers van goederen en diensten, met wie u contracten heeft en met wie u contact onderhoudt. Deze relaties houdt uw organisatie bij in Excel, of nog liever, via een online contractbeheersysteem zoals Pactum. Hoe zorgt u nu dat u ook op het gebied van contractbeheer voldoet aan de nieuwe AVG? Pactum heeft hier een hele eenvoudige oplossing voor, waardoor u in één keer aan uw verantwoordingsplicht voldoet, zónder extra moeite.
Verwerkingsregister
Pactum heeft in de module online contractbeheer de mogelijkheid ingebouwd voor het volledig geautomatiseerd opbouwen van een volledig verwerkingsregister. Dit vindt plaats via een eenvoudige ad-on op de contractbeheermodule. Via uw contractdossiers in Pactum kunt u precies zien én aantonen, wie welke gegevens kan inzien en waarom. Ook is het via het heel eenvoudig om uw contractpartij inzage te geven in de gegevens die u heeft opgeslagen over deze organisatie. Daarnaast kan er in Pactum ook worden aangegeven of er een verwerkersovereenkomst afgesloten moet worden met een bepaalde leverancier en zo ja, of deze dan ook aanwezig is. Dit dossier via Pactum is geheel opgebouwd conform de handleiding Autoriteit Persoonsgegevens, dus u zit meteen goed.
Conclusie
Wilt u dus op het vlak van uw contractbeheer in één keer alles geregeld hebben en voldoen aan uw verantwoordingsplicht die geldt onder de nieuwe AVG? Neem dan snel contact op met Pactum en start snel met online contractbeheer via Pactum. Dankzij onze ad-on bent u dan direct verzekerd van een compleet verwerkingsregister: snel, effectief en geen extra moeite!
