Het inkoopproces is een belangrijk onderdeel van het beheer van een bedrijf. Het is het proces waarbij goederen of diensten worden aangekocht van leveranciers voor gebruik in de productie of verkoop van een product of dienst. Een efficiënte inkoopproces kan leiden tot lagere kosten, betere kwaliteit en een snellere levering van producten en diensten.
De verschillende stappen in het inkoopproces
Het inkoopproces is de manier waarop een organisatie zaken doet met haar leveranciers en producten of diensten koopt die nodig zijn om haar werk te doen. Hieronder bespreken we 6 verschillende stappen van het inkoopproces.
1 | Identificatie van behoeften
Voordat er ingekocht kan worden, is het belangrijk om te weten wat er nodig is. Dit kan door middel van interne overleg met afdelingen of door het uitvoeren van marktonderzoek. Verzoeken worden ingediend bij afdeling inkoop en moeten altijd gedetailleerd worden omschreven.
2 | Zoeken naar leveranciers
Vervolgens moet de inkoopafdeling opzoek gaan naar mogelijke leveranciers. Er zijn verschillende manieren om leveranciers te vinden, zoals online directories, beurzen en netwerkevenementen. Het is belangrijk om een lijst te maken met potentiële leveranciers en deze te vergelijken op basis van prijs, kwaliteit en service. Het is belangrijk om bij deze keuzes de volgende aspecten te bekijken: reputatie, kosten, snelle dienstlevering en betrouwbaarheid.
3 | Aanvraag van offertes
Nadat er een lijst is gemaakt met geschikte leveranciers en de meeste geschikte zijn uitgekozen, kunnen er aanvragen voor offertes worden gedaan. Een offerte is een document waarin de leverancier aangeeft wat de prijs is voor het leveren van goederen of diensten.
4 | Beoordeling van offertes
Na het ontvangen van de offertes kan er een vergelijking worden gemaakt op basis van prijs, kwaliteit en service. Dit kan leiden tot het selecteren van een leverancier of het vragen om aanvullende informatie of aanpassingen in de offerte. Zodra de offerte is goedgekeurd door jullie organisatie, kan er een aankooporder worden verstrekt aan de leverancier. Nu kan de leverancier het verzoek en/of order gaan uitvoeren.
5 | Opstellen van een contract
Als er een geschikte leverancier is geselecteerd, kan er een contract worden opgesteld. Dit is een formeel document waarin de afspraken tussen de koper en de leverancier worden vastgelegd, zoals de prijs, leveringsvoorwaarden en eventuele garanties. Het is belangrijk om interne afspraken te maken over wat een contractdossier precies inhoudt voor jullie organisatie. En wat zijn de pijnpunten op dit moment? Daarvoor is het handig om een checklist op te stellen met daarin de vereiste informatie die moet worden geregistreerd bij een contract.
6 | Uitvoering van het contract
Zodra het contract is ondertekend, kan de levering van goederen of diensten plaatsvinden volgens de afspraken in het contract. Het is belangrijk om de levering te monitoren en eventuele problemen op te lossen om te zorgen dat alles naar wens verloopt.
Het inkoopproces is dus een belangrijk onderdeel van elke organisatie en het is cruciaal om het goed te beheren. Door het proces goed te volgen, kan een organisatie ervoor zorgen dat ze de beste producten of diensten koopt tegen de beste prijs, wat kan leiden tot een hogere winstgevendheid en efficiëntie.
Contractbeheer voor het inkoopproces
Het beheer van contracten is een belangrijk onderdeel van het inkoopproces. Hoogstwaarschijnlijk spenderen jij en je collega’s veel tijd aan het vinden van een geschikte leverancier en leggen de gemaakte afspraken vast in een contract. Maar wat gebeurt er nadat het contract is ondertekend? Vaak gaat het toch mis bij de uitvoering en wordt er niet meer zo nauwkeurig gewerkt. En dat is ZO ontzettend zonde!
Er zijn verschillende manieren om het contractbeheer te organiseren. Veel organisaties kiezen ervoor om dit proces te automatiseren door het gebruik van een contractbeheer software. Een online systeem voor contractbeheer zorgt ervoor dat je overzicht houd op alle lopende contracten en alle contractinformatie wordt opgeslagen. Zo valt alle nodige informatie makkelijk makkelijk te achterhalen en vergeet je nooit meer een afloopdatum door automatische alerts!
Meer weten?
Wil je graag meer weten over de gemakken van de module contractbeheer van Pactum? Neem contact op met ons of vraag je demo hier aan!
