Hoogstwaarschijnlijk spenderen jij en je collega’s veel tijd aan het vinden van een geschikte leverancier en leggen de gemaakte afspraken vast in een contract. Maar wat gebeurt er nadat het contract is ondertekend? Vaak gaat het toch mis bij de uitvoering en wordt er niet meer zo nauwkeurig gewerkt. En dat is ZO ontzettend zonde! Het opzetten van contractbeheer is daarom erg belangrijk. In deze blog bespreken we hoe je contractbeheer opzet in 6 simpele stappen.
Als je van plan bent om contractbeheer op te zetten binnen je organisatie, dan zijn er een aantal belangrijke stappen die je kunt volgen om ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt. Het is tijd om aan de slag te gaan! Hier zijn zes stappen die u kunt volgen om contractbeheer op te zetten.
Stap 1: Verzamel alle bestaande contracten
Voordat je aan de slag gaat met het beheren van contracten, is het belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van alle bestaande contracten. Zorg ervoor dat u een inventaris maakt van alle contracten die u momenteel heeft, inclusief de details van elk contract, zoals de partijen, de duur en de vervaldatum.
Stap 2: Maak een checklist
Bij het opzetten van contractbeheer is het belangrijk om interne afspraken te maken over wat een contractdossier precies inhoudt voor jullie organisatie. En wat zijn de pijnpunten op dit moment? Daarvoor is het handig om een checklist op te stellen met daarin de vereiste informatie die moet worden geregistreerd bij een contract.
Enkele voorbeelden:
- Type contract
- Omschrijving
- Contracteigenaar
- Gekoppelde leverancier
- Gekoppelde vestigingen en/of afdelingen
- Ingangsdatum
- Expiratiedatum
- Opzegtermijn
- Contractomvang
- Contractwaarde
Stap 3: Creëer draagvlak
Zorg dat je jouw gehele organisatie erbij betrekt. Laat het belang van contractmanagement bijvoorbeeld in de besluitvorming opnemen. Hierdoor creëer je draagvlak en wordt de nieuwe manier van registreren gemakkelijker geaccepteerd. Vaak worden de leveranciers erg secuur uitgezocht, het proces hierna is net zo belangrijk om de waarde van contracten en relaties met leveranciers te behouden.
Stap 4: Overweeg software om te automatiseren
Kies een contractbeheersysteem dat bij uw organisatie past. Dit kan een spreadsheet of speciale contractbeheersoftware zijn. Diverse software zijn te kust en te keur in de markt aanwezig. Goede software voor je contracten is één van de belangrijkste instrumenten om effectief contractmanagement mogelijk te maken.
Stap 5: Implementeer en leid je gebruikers op
Implementeer het contractbeheersysteem: zorg ervoor dat uw hele team weet hoe het contractbeheersysteem werkt en hoe ze ermee moeten werken. Bied training aan als dat nodig is. Oftewel; leid je gebruikers op: wat is een contract? Welke informatie moet minimaal worden ingevoerd? Hoe voer ik het in? Zo voorkom je fouten en stimuleer je een correcte en efficiënte manier van werken. Krijg inzicht door overzicht.
Stap 6: Bewaak en beoordeel contracten
Maak regelmatig tijd vrij om uw contracten te bekijken en te controleren of ze nog steeds relevant zijn en of de voorwaarden nog steeds van toepassing zijn. Zorg ervoor dat u op tijd op de hoogte bent van aanstaande vervaldata zodat u contracten kunt verlengen of opzeggen als dat nodig is.
Kortom..
Het opzetten van een efficiënt contractbeheer systeem is belangrijk voor elke organisatie om ervoor te zorgen dat contracten correct worden uitgevoerd en om problemen tijdens de uitvoering te voorkomen. Nu ben jij aan de beurt! Ga aan de slag met de stappen en krijg grip over jouw contracten.
Meer weten?
Wil je graag meer weten over de gemakken van de module contractbeheer van Pactum en het meten van KPI’s? Neem contact op met ons of vraag je demo hier aan!
