Een zakelijk contract met een leverancier is een belangrijk document dat de afspraken tussen een koper en een leverancier vastlegt. Het is van groot belang dat dit contract duidelijk, juridisch houdbaar en afgestemd is op de specifieke situatie van de partijen. Hieronder geven we een aantal stappen die u kunt nemen om een zakelijk contract op te stellen met een leverancier.
Stap 1: Definieer de belangrijkste termen
Begin met het definiëren van de belangrijkste termen die in het contract zullen worden gebruikt, zodat er geen verwarring ontstaat over de betekenis van woorden of uitdrukkingen. In deze stap moet je ervoor zorgen dat alle termen en uitdrukkingen die in het contract worden gebruikt, duidelijk en nauwkeurig worden gedefinieerd. Dit zorgt ervoor dat beide partijen op dezelfde pagina zitten over de betekenis van belangrijke termen, en helpt bij het voorkomen van misverstanden en conflicten later in het proces. Bijvoorbeeld, als je een contract opstelt om diensten te verlenen, definieer dan wat “diensten” precies inhouden, zoals de duur van de dienstverlening, de aard van de dienstverlening, de frequentie van de dienstverlening en de kosten die hiermee gemoeid zijn.
Stap 2: Bepaal de doelstellingen van het contract
Zorg ervoor dat de doelstellingen van het contract duidelijk zijn, inclusief wat er moet gebeuren als de doelstellingen niet worden gehaald. Hierbij is het belangrijk om te weten wat je wilt bereiken met het contract. Je moet bepalen wat de belangrijkste doelstellingen zijn en deze duidelijk beschrijven. Een voorbeeld hiervan is een contract voor de verkoop van een auto. De doelstellingen van het contract kunnen zijn om de prijs en de leveringsvoorwaarden te specificeren, en om de garanties en aansprakelijkheid van beide partijen vast te leggen.
Stap 3: Identificeer de partijen en hun rollen
Begin met het identificeren van de partijen die bij de overeenkomst betrokken zijn, inclusief hun namen, adressen en contactgegevens. Omschrijf ook de aard van ieders betrokkenheid. Voorbeeld: Stel dat u een contract wilt opstellen met een aannemer om uw huis te verbouwen. De partijen die bij dit contract betrokken zijn, zijn u als de opdrachtgever en de aannemer als de opdrachtnemer.
Stap 4: Definieer de scope van het contract
Geef aan welke producten of diensten er geleverd moeten worden, welke tijdsperiode er geldt, welke locatie en andere relevante details. Hierbij gaat het om het vaststellen van de reikwijdte van het contract, oftewel wat het contract precies omvat en wat niet. Dit zorgt ervoor dat beide partijen weten wat er van hen wordt verwacht. Bijvoorbeeld, in een contract voor de levering van grondstoffen kan de prijs worden gebaseerd op de marktprijzen en kunnen betalingsvoorwaarden worden vastgelegd, zoals een betaling van 30% vooraf en de rest na levering.
Stap 5: Schrijf de voorwaarden op
Noteer alle voorwaarden van de overeenkomst, zoals prijs, betalingsvoorwaarden, leveringstermijnen, garanties en aansprakelijkheden. Voorbeeld: Als u een contract opstelt om producten te verkopen aan een klant, dan kunnen de voorwaarden de prijs per eenheid, de leveringsdatum, betalingsvoorwaarden en de aansprakelijkheid van beide partijen omvatten.
Stap 6: Formuleer de voorwaarden voor wijzigingen
Het kan zijn dat de overeenkomst in de loop der tijd aangepast moet worden. Geef daarom in het contract aan wat de voorwaarden zijn waaronder wijzigingen mogen plaatsvinden. In een contract voor de ontwikkeling van software kan worden vastgelegd dat wijzigingen alleen kunnen worden aangebracht na schriftelijke goedkeuring van beide partijen en dat wijzigingen een meerprijs met zich mee kunnen brengen.
Stap 7: Clausule voor het oplossen van geschillen
Voeg een clausule toe over hoe eventuele geschillen tussen partijen zullen worden opgelost. Dit kan een arbitrageclausule of een bepaling voor bemiddeling zijn. Voorbeeld: Als u een contract opstelt met een andere zakelijke partij, kan een clausule voor het oplossen van geschillen de verplichting tot arbitrage bevatten in plaats van een rechtszaak.
Stap 8: Vermeld de vertrouwelijkheid en geheimhouding
Als de transactie vertrouwelijke informatie bevat, voeg dan bepalingen toe over geheimhouding. In deze stap moet je aangeven hoe lang het contract van kracht is. Dit kan bijvoorbeeld een bepaalde periode zijn, of het kan eindigen zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Stap 9: Laat het contract nakijken door een advocaat & onderteken
Voordat het contract definitief wordt vastgesteld, is het verstandig om het te laten nakijken door een advocaat die gespecialiseerd is in contracten. Nadat alle details zijn opgenomen, zorg er dan voor dat beide partijen het contract ondertekenen om de overeenkomst officieel te maken.
Het opstellen van een zakelijk contract is een belangrijk proces dat nauwkeurigheid en aandacht voor detail vereist. Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat het contract duidelijk, eerlijk en rechtsgeldig is.
Meer weten?
Wil je graag meer weten over de gemakken van de module contractbeheer van Pactum? Neem contact op met ons of vraag je demo hier aan!
