Al een aantal jaren merken zowel wij als Alpha dat twee soorten dienstverlening met betrekking tot contractmanagement naast elkaar lopen, terwijl die eigenlijk verweven zouden moeten zijn. In de praktijk zien wij echter vaak dat contractbeheer/contractmanagement nog in de kinderschoenen staat. Contracten stapelen zich op en zwerven overal binnen de organisatie rond, zowel hardcopy als digitaal. Probeer maar eens het overzicht te houden; wie is waarvoor gecontracteerd, hoe lang loopt dit contract en worden gemaakte afspraken wel nagekomen? Naast het ontbreken van tijd en kennis van contractbeheer/contractmanagement, ontbreekt vaak ook één systeem waarin je dit alles overzichtelijk kwijt kan en een systeem die voor je werkt waardoor je meteen een efficiëntieslag maakt. In deze blog bespreken we hoe Pactum en Alpha hier samen de ideale oplossing voor bieden.
Rollen van de contractbeheerder en de contractmanager
Allereerst nemen we je mee in de rollen contractbeheerder en contractmanager; wat houden die nu eigenlijk in en zijn die rollen noodzakelijk binnen jouw organisatie?
De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het registreren van contractgegevens, het up- to-date en beschikbaar houden van het contractdossier, en het tijdig beëindigen/verlengen van contracten. Hieronder valt ook het controleren van facturen t.o.v. de gemaakte prijsafspraken en het toetsen van de jaarlijkse prijsverhogingen/indexeringen.
Een aantal herkenbare vragen die rondgaan in organisaties waardoor het belang van contractbeheer duidelijk wordt:
- Een contract? Hebben we die dan?
- Je opzegtermijn is verstreken zonder dat je dit door hebt gehad.
- Ik dacht dat jij 7 euro per toetsenbord had gezegd in plaats van 10 euro die je nu factureert?
De contractmanager is verantwoordelijk voor de realisatie van de contract doelstellingen door uitvoering, afronding en evaluatie van contracten. Hieronder valt ook de leveranciersbeoordeling. De contractmanager voert minimaal eenmaal per jaar strategisch/tactisch overleg met de leverancier op basis van prestaties en overige voorwaarden in het contract.
Een aantal vragen die laten zien waarom contractmanagement belangrijk is:
- In hoeverre draagt een levering/dienst bij aan de organisatiedoelstellingen?
- Welke personen hebben belang bij het contract en op welke momenten moeten zij geïnformeerd worden?
- Welke risico’s zijn er m.b.t. het contract en hoe minimaliseer je deze risico’s?
- Welke verplichtingen hebben beide partijen en wat is de status daarvan?
Hoe Alpha en Pactum deze tijdrovende puzzel voor jou organisatie oplossen
Om grip te krijgen op je contractbeheer en/of contractmanagement ben jij bij ons aan het juiste adres. Met de slimme software van Pactum -die volledig is gericht op contractbeheer en contractmanagement- beschik je over een compleet systeem om contracten te beheren en managen. Alle contracten en contractdossiers in één overzichtelijk systeem met o.a. een automatisch gegenereerde aanbestedingskalender, automatische en in te stellen acties en alerts èn de mogelijkheid om leveranciers te beoordelen. Ons doel: contractbeheer en -management zo gemakkelijk mogelijk maken.
Wil je naast het vullen van Pactum met al jouw contracten op de juiste wijze begeleiding krijgen, inclusief het uit handen nemen van inkoop- en contractmanagement? Alpha helpt je graag met het opstellen van beleid t.a.v. inkoop- en contractmanagement, de implementatie en de uitvoering hiervan. Alpha brengt al je contracten samen, monitort of jouw organisatie voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving en zorgt ervoor dat jouw organisatie krijgt wat hij nodig heeft!
Voordelen van Alpha:
- Het optimaal vormgeven en up to date houden van contractbeheer en contractmanagement binnen jouw organisatie door de inzet van kennis, kunde en ervaring
- Het inhoudelijk doorgronden van je contracten en op basis daarvan adviseren/begeleiden tot verbetering van je contracten
- Ervoor zorgen dat je voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving m.b.t. jouw organisatie
- Het uitvoeren van contractbeheer en contractmanagement binnen jouw organisatie
Voordelen van de slimme software van Pactum:
- Alle contracten digitaal inzichtelijk op één plek (top geautomatiseerd)
- Je beheert alle contracten (signaleringsfunctie)
- Je controleert geleverde diensten/producten t.o.v. de afspraken in het contract (bijv. prijsafspraken) = contractmanagement
- Je hebt inzicht en overzicht m.b.t. prestatieafspraken en leveranciersbeoordelingen
- Je vult contractbeheer op een efficiënte wijze in en je bouwt een contractdossier op
- Je hebt altijd toegang tot de helpdesk voor al je vragen
Een vrijblijvend kennismakingsgesprek
We hebben je zojuist duidelijk gemaakt wat nu precies de rol en het belang van contractbeheer en contractmanagement is voor een organisatie. Ook hebben we uitgelegd op welke manier wij je samen met Alpha hierbij kunnen helpen. Ben je nieuwsgierig geworden naar onze dienstverlening en wil je weten welke oplossingen wij nu precies écht allemaal te bieden hebben voor jouw organisatie? Plan dan hier met één druk op de knop jouw (telefonische) kennismakingsgesprek in en dan spreken we je snel!
Meer weten over Alpha Adviesbureau? Check dan hier hun website!
