Gemeente Velsen is met haar bijna 70.000 inwoners één van de grootste tien gemeenten in Noord-Holland. De organisatie bestaat uit dertien afdelingen die zelf verantwoordelijk zijn voor hun inkoop en contractbeheer. Uit een onderzoek, ingesteld door het college van B&W, blijkt dat contracten nauwelijks of verkeerd in Corsa worden geregistreerd. Door het gebrekkige contractmanagement werden overeenkomsten stilzwijgend verlengd of afgelopen afspraken alsnog automatisch betaald.
Wij praten met Joop Kerkstra, projectmanager Informatiemanagement, en Louise Lieffering, projectmedewerker, over de keuze voor Pactum contractbeheer.
Waarom zijn jullie op zoek gegaan naar contractmanagement software?
“Onze accountant heeft het college van B&W geadviseerd om contracten op een vaste plek te registreren, nadat hij meerdere jaren achtereen tegen slecht bijgehouden of zelfs onvindbare contracten aanliep. Het gebrek aan overzicht kostte niet alleen veel tijd, maar ook geld.”
Oplossing zoeken
“Voordat we op zoek gingen naar een leverancier, hebben we eerst een onderzoek naar het toenmalige contract management gedaan. De uitkomsten waren als volgt:
- Een medewerker sluit een contract af en bergt deze op in een ordner in de kast;
- Een medewerker sluit een contract af en registreert een opdrachtbrief als contract of registreert onvolledig. Er mist bijvoorbeeld informatie over hoe lang een contract loopt, welke voorwaarden van toepassing zijn of er missen bijlagen. In het ergste geval wordt er niets geregistreerd;
- Een medewerker is verantwoordelijk voor een Europese Aanbesteding en registreert de stappen in Corsa. Het uiteindelijke contract wordt foutief geregistreerd door bijvoorbeeld een missende handtekening, missende parafen of helemaal geen ondertekening.
Hoe verliep het selectietraject?
“Omdat we het wiel niet opnieuw wilden uitvinden, hebben we twee collega-gemeenten en de provincie Noord-Holland gevraagd naar hun ervaring met software voor contractbeheer. Wij kregen te horen dat Pactum prettige software is om contracten online te registreren. Op basis van deze informatie hebben we twee leveranciers geselecteerd om langs te komen voor een toelichting, waaronder Pactum.”
“We hebben unaniem voor Pactum gekozen: het is logisch opgebouwd, overzichtelijk en zeer gebruiksvriendelijk”
“Wij hebben van iedere afdeling een medewerker uitgenodigd om de presentaties bij te wonen. Zodat niet wij, maar juist de medewerkers die met het systeem gaan werken, een keuze konden maken voor de juiste software. We hebben unaniem voor Pactum gekozen vanwege de enorme gebruiksvriendelijkheid. De medewerkers hebben na afloop van de sessie zelf de eenvoud van de software ervaren in de demo-omgeving op de website van Pactum contractbeheer. Ook is de software logisch opgebouwd, erg intuïtief en zeer overzichtelijk.”
Welke voordelen brengt het gebruik van Pactum met zich mee?
Een vaste plek
“Op dit moment zijn we een half jaar live en hebben we 940 contracten in Pactum ingevoerd. Door het implementeren van Pactum worden contracten steeds op dezelfde wijze geregistreerd. Wij hebben nu alle contracten op één vaste plek, waardoor iedereen die bevoegd is, een contract gemakkelijk kan vinden en raadplegen. Wij hebben bijvoorbeeld al onze WMO contracten ingevoerd in Pactum, terwijl we een half jaar geleden de originele papieren contracten niet eens konden vinden!”
Efficiënter werken
“De slechte registratie van contracten zorgde voor inefficiëntie. Medewerkers waren bijvoorbeeld veel tijd kwijt met het opzoeken van het juiste contract, of konden het contract niet vinden als de verantwoordelijke collega op vakantie of langdurig afwezig was.”
“Een groot voordeel ten opzichte van onze vorige software is het overzicht dat Pactum biedt”
Een groot voordeel ten opzichte van onze vorige software is het overzicht dat Pactum biedt. In één oogopslag zie je alle contracten van een bepaalde afdeling. Daarnaast kun je in de software van Pactum informatie kwijt over de looptijd, voorwaarden en overige afspraken. In Corsa kon je een contract alleen registreren en toevoegen, voor meer informatie moest je het contract openen en helemaal lezen.”
Hebben jullie tips voor andere gemeenten?
“Zeker! Op basis van onze goede ervaringen met Pactum kunnen we het volgende adviseren:
- Zorg dat je de hele organisatie betrekt. Laat het belang van contractmanagement bijvoorbeeld in de besluitvorming opnemen. Hierdoor creëer je draagvlak en wordt de nieuwe manier van registeren gemakkelijker geaccepteerd;
- Communiceer duidelijk over de verandering, de implicaties en de voordelen. Wij doen dit bijvoorbeeld via ons intranet, maar zorgen ook dat het een actief onderwerp op de agenda’s van afdelingen blijft;
- Leid je gebruikers op: wat is een contract? Welke informatie moet minimaal worden ingevoerd? Hoe voer ik het in? Pactum is zo gebruiksvriendelijk, dat zelfs de grootste digibeet het zo onder de knie heeft.
Ook beginnen met beheren van contracten? Probeer dan direct de live demo of neem vrijblijvend contact met ons op.
