Reggewoon is een woningcorporatie die zich inzet voor het beheer en de verhuur van sociale huurwoningen in de regio Twente. Zij waren op zoek naar een online systeem om de ICT-contracten en activa te kunnen registreren. Om deze reden heeft de woningcorporatie ervoor gekozen om de modules contract- en activabeheer van Pactum te gebruiken als aanvulling op hun ERP-systeem. Wij spraken Bert, coördinator informatiebeleid, over zijn ervaringen met Pactum.
Contract- en activabeheer
Als woningcorporatie heeft Reggewoon te maken met o.a. contracten voor ICT-beheer en apparatuur zoals computers, printers en telefoons. Bert zijn rol is het zo goed mogelijk draaiende houden van de ICT, een taak die hij samen met collega’s uitvoert. Hierin is het o.a. belangrijk om goed overzicht te houden over al deze activa en hun status, zodat er tijdig kan worden bijgestuurd en onderhoud kan worden gepleegd. Daarnaast ontstond er de behoefte om de ICT-contracten apart te beheren.
”Wij maken gebruik van een ERP-applicatie met heel veel mogelijkheden, echter ik kon daar niet goed de inkoopcontracten van de ICT in kwijt en het activabeheer. Vanuit daar ben ik dus op zoek gegaan naar een applicatie hiervoor en zo bij Pactum terecht gekomen. Overige contracten van gebouwen en dergelijke registreren we dus in ons ERP-systeem, maar het ICT gedeelte in Pactum. In het ERP systeem moet namelijk elk contract gekoppeld worden aan een woning en dat is bij de ICT-contracten niet nodig”, vertelt Bert.
Pactum biedt Reggewoon nu een overzichtelijke oplossing en volledig inzicht in alle contracten en informatie. ”We zijn hartstikke tevreden en het doet wat het moet doen. Ik geef ook aan wat de einddata zijn en krijg van jullie keurige mailtjes wanneer er iets afloopt en er actie ondernomen moet worden. Je kunt dit natuurlijk ook registeren in een Excel-sheetje, maar dat liep bij ons vaak een beetje mis. Dan gaat één persoon het wijzigen in de sheet en dan heeft de ander weer een verouderde versie en dergelijke.. dat werkt gewoon niet voor ons. Pactum is dan veel makkelijker”.
De samenwerking & gemak
Het is inmiddels alweer heel wat jaartjes terug dat de samenwerking tussen Pactum en Reggewoon is ontstaan en deze is altijd naar tevredenheid verlopen. ”Het grote voordeel van het gebruik van Pactum is dat we nu gewoon een totaaloverzicht hebben in een online omgeving die up-to-date is. Ik vind het een heel handig pakket, ook omdat het simpel is. Het is niet moeilijk te snappen en heel intuïtief. Simon heeft het mij destijds één keer goed doorgenomen en sindsdien kom ik er eigenlijk altijd wel uit”.
Het beheer van de ICT-contracten verloopt nu efficiënt dankzij Pactum. ”We hebben nu inzicht in de looptijd van alle contracten, waardoor we tijdig actie kunnen ondernemen. Het gebruik van de modules contract- en activabeheer van Pactum bevalt ons dus simpelweg goed. Wij hoeven het niet veel te gebruiken, maar wanneer dit moet, werk het naar wens. Het gemak is dan ook het grootste pluspunt van Pactum naar mijn mening”, aldus Bert.
Kortom…
Al met al laat het verhaal van Reggewoon zien hoe Pactum ook op een minimalere manier ingezet kan worden en ter aanvulling kan dienen op andere systemen die een organisatie gebruikt. Met de juiste tools en systemen kan een organisatie veel efficiënter en effectiever werken en kunnen kosten bespaard worden op de lange termijn. Het is dan ook belangrijk om als organisatie regelmatig te evalueren welke systemen en processen verbeterd kunnen worden en om te blijven kijken naar nieuwe innovaties die kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van de organisatie.
Meer weten over wat onze software voor jou organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op of plan gratis jouw demo in!
