De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân (de Dienst) voert namens zeven gemeenten in Noordwest Friesland (het Bildt, Franekeradeel, Harlingen, Leeuwarderadeel, Menameradiel, Terschelling en Vlieland) verschillende wetten op het gebied van sociale zaken uit. De Dienst wilde graag beter contractmanagement, en vooral ook het leveranciersmanagement professionaliseren. Pactum sprak met de Dienst over hun keuze voor Pactum.
Jullie hebben een aanbesteding gedaan voor een contractmanagementtool. Waarom kozen jullie voor Pactum?
‘Contractmanagement is eigenlijk iets nieuws voor gemeenten. Door de decentralisatie waarbij taken en verantwoordelijkheden vanuit het rijk naar gemeenten zijn overgeheveld, is ook contractmanagement binnen het sociale domein ontstaan. Persoonlijk ben ik niet voor de Excelbestanden, want hier sluipen snel fouten in. Dus nodigden wij 10-15 aanbieders uit die een online tool voor contractmanagement hebben. Wij hebben vervolgens met name geselecteerd op gebruikersvriendelijkheid. En daarnaast was Pactum een van de weinige die ook de module leveranciersmanagement aanbiedt.’
Hoeveel contracten hebben jullie nu in Pactum?
‘Dat zijn er aardig wat en op verschillende gebieden: binnen WMO, jeugdovereenkomsten, facilitair, ICT: zo’n 150 tot 200 contracten. Dat zitten ook nog oude contracten bij die verlopen zijn. Die houden we er bewust ook in, want je kunt die historie nog nodig hebben.’
Hoeveel collega’s kunnen in de applicatie kijken?
‘Dat zijn er 25. Binnen elk gebiedsteam, we hebben acht, zijn er twee personen die rechten hebben om de contracten en gespreksverslagen in te kunnen zien. En daarnaast zijn er intern verschillende disciplines die toegang hebben tot Pactum: planning en control, beleid, inkoop, ICT, facilitair beheer. Niemand hoeft meer te zoeken of aan mij te vragen wat er in een bepaalde clausule staat. Dit scheelt dus ook echt tijd.’
Hoe ondersteunt Pactum jullie organisatie bij aanbestedingen?
‘Contractmanagers verzamelen in principe alle contracten, gegevens van aanbieders, informatie van gebiedsteams en ook gespreksverslagen in Pactum. Via Pactum delen we deze informatie intern met afdelingen zoals inkoop en beleid. Pactum is dus een voedingsbron voor allerlei beslissingen en zeker bij aanbestedingen. Zo kun je contracten optimaliseren en de kwaliteit van zorg verbeteren.’
Hoe bevalt de module leveranciersmanagement?
‘Goed. Binnen de module leveranciersmanagement verfijnen we nu samen met Pactum de mogelijkheden voor het monitoren van aanbieders. We hebben doelstellingen en KPI’s vastgesteld. Op basis daarvan sturen we aanbieders een vragenlijst zodat we meer inzichtelijk krijgen wat de kwaliteit van de zorg is.
Dit leveranciersmanagement biedt ook een tijd- en kostenbesparing. De conclusies van de kwaliteitsgegevens kunnen we eenvoudig delen binnen onze organisatie, en met de gebiedsteams. Per gebied weten de teams nu welke aanbieders goed functioneren. Op basis van deze gegevens kunnen zij daarom een goed advies geven richting hun cliënten.’
Jullie hebben dus ook extern naar cliënten voordeel van Pactum?
‘Ja, de gebiedsteams bijvoorbeeld hebben ook een adviserende rol. Voor hen is het heel mooi om gewoon door middel van het dashboard in Pactum duidelijk te kunnen laten zien aan cliënten, wat de verschillende resultaten van de verschillende aanbieders zijn. Dat is heel overtuigend.’
‘Het is echt een gebruiksvriendelijke tool. Het resultatenoverzicht is bijvoorbeeld heel handig, daar zie je mooie staafdiagrammen en dergelijke. Dat is makkelijk te interpreteren voor de verschillende afdelingen, voor de gebiedsteams én voor de cliënten.’
En zo maakt Pactum het voor u in toekomst ook eenvoudiger om te kijken of de aanbieder zich waarmaakt?
‘Dat is wel de bedoeling ja. Want we gaan ook monitoring invoeren. Van tevoren geven we dan aan waarop we gaan monitoren. Dan kunnen zorgaanbieders daar rekening mee houden. Het is dus niet de bedoeling om leveranciers af te straffen als ze een doelstelling wel of niet halen. We willen juist kijken hoe we samen het proces en de samenwerking kunnen verbeteren zodat we er allebei voordeel uit halen. Heldere KPI’s helpen daarbij.’
Kunt u een paar van deze KPI’s van deze noemen?
‘We beginnen nu met KPI’s die van invloed zijn op de zorg van de cliënt, en dat zijn er nu een drietal. Dat zijn cliënttevredenheid, doelrealisatie, dus of doelen uit de zorgplannen wel of niet wordt behaald, en tot slot de afhandeling van klachten. We hebben een pilot gedraaid met drie aanbieders en deze ook al geëvalueerd. Daar kwam uit dat het voor hen een positieve ontwikkeling is. Volgend jaar willen we misschien dan KPI’s toevoegen zoals het tijdig indienen van facturen.’
Zouden jullie Pactum aanbevelen bij andere gemeentelijke diensten?
‘Ja absoluut, dat zouden we sowieso aanbevelen bij andere contractmanagers bij gemeentelijke diensten. Als we advies moeten uitbrengen over welke tool je zou kunnen gebruiken voor contractmanagement en leveranciersmanagement, dan zouden we Pactum aanbevelen.’
Wilt u als gemeente ook uw leveranciersmanagement efficiënt beheren met Pactum? Neem dan contact met ons op of vraag hier je demo aan
