Behoefte aan overzicht van contracten en professionalisering van de inkoop van Parmant Scholen in Eindhoven bracht hen in contact met Pactum. Naast hun gebruik van o.a. de module Contractbeheer startten Parmant Scholen en Pactum in cocreatie het traject voor de nieuwe module Bestellingen en Offertes om het inkoopproces verder te kunnen stroomlijnen. Hoe heeft Parmant Scholen de cocreatie ervaren en hoe bevalt de nieuwe module? Wij spraken hierover met Ans Koot (medewerker financiële administratie) en Ellen van den Oord (interim professionalisering inkoop en contractbeheer) van Parmant Scholen.
Parmant Scholen is een brede scholengroep voor voortgezet onderwijs die is ontstaan uit een samenwerking van zes scholen op diverse locaties in Eindhoven. De scholengroep is onderdeel van Vereniging Ons Middelbaar Onderwijs (OMO), een onderwijskoepel voor voortgezet onderwijs met 34 scholen voornamelijk gevestigd in Noord-Brabant.
Jullie wilden de inkoop en het contractbeheer professionaliseren. Waarom kozen jullie voor Pactum?
Ans: ‘Om de organisatie professioneler te maken op het gebied van contractbeheer, hebben we er voor gekozen om bij Pactum met de contractenmodule te starten. Hier waren namelijk al goede ervaringen mee op een andere school die ook onder OMO valt. Tijdens de aanloopgesprekken met Pactum spraken we ook onze wens uit om een inkoopapplicatie te ontwikkelen om onze inkoop te optimaliseren. We hadden al eens een pilot op dit vlak gedaan, maar deze was te groots opgezet en werkte niet voor onze organisatie. Daarnaast hadden we zelf een klein experiment opgezet met een eigen inkoopapplicatie dat iemand van ICT zelf gebouwd had.’
Ellen: ‘We hadden dus al een redelijk goed beeld van onze wensen en behoeftes door beide trajecten. Pactum wilde deze nieuwe module Bestellingen en Offertes wel samen met ons in cocreatie ontwikkelen. Zij hadden ook al ervaring met cocreatie. Zo doende is dat balletje gaan rollen.’
Wat waren jullie wensen en behoeftes om de inkoop te optimaliseren?
Ans: ‘We hebben circa 400 medewerkers in dienst en die pakten allemaal hun telefoon en bestelden gewoon als ze iets nodig hadden. Er waren geen richtlijnen en er waren ook geen vaste inkopers in onze organisatie. We wilden het inkoopproces dus echt stroomlijnen. Ellen: ‘Daarnaast wilden we het werk aan de achterkant bij de financiële administratie verschuiven naar de voorkant bij het vastleggen van de bestelling door de bestellers en de inkopers. Er werd namelijk besteld, er kwam een factuur binnen en op de financiële administratie wisten ze vaak niet wie van die 400 mensen er nou besteld had.’ Ans: ‘En waar het voor gebruikt wordt en waar je het moest wegboeken.’
Hoe werkt het inkoopproces met de nieuwe module Bestellingen en Offertes nu?
Ans: ‘We maken nu in ons inkoopproces verschil in bestellers en inkopers. We hebben het zo ingericht en ontwikkeld met Pactum dat al die 400 bestellers die gewend waren om te bestellen, dat nog steeds kunnen, maar die bestellen nu via een formulier op intranet. En als zij dat ingevuld hebben, komt dat formulier via de inkoopmodule terecht bij de inkopers. Dat zijn er binnen de hele scholengroep ongeveer 25. Door die inkopers wordt de bestelling vervolgens dus opgepakt en daadwerkelijk bij de leverancier uitgezet. Dus je hebt niet meer 400 contacten richting leveranciers, maar een stuk of 25.’
Levert het werken met de nieuwe module nog meer voordelen op?
Ans: ‘Ja, op het gebied van voorraden, want er wordt niet meer te veel of juist te weinig besteld. Ook op het gebied van leveranciers is er veel verbeterd, dat waren er namelijk veel te veel. Daar kwamen we achter toen we onze crediteuren moesten toevoegen aan Pactum. Toen bleek dat het er 2000 in de laatste anderhalf jaar waren. We bleken bijvoorbeeld tien leveranciers te hebben die dezelfde producten leverden. Het aantal leveranciers heb ik terug kunnen brengen tot 600 à 700.’
Ellen: ‘Ook aan het einde van het bestelproces hebben we nu een goede werkwijze verkregen. Nu gaat het direct aan de voorkant bij de inkoop goed, want er wordt via de module een inkoopnummer aangemaakt voor op de factuur. Dit maakt het accorderingsproces voor betaling heel snel en eenvoudig, omdat dat direct door de financiële administratie geschiedt en de factuur niet meer de hele organisatie door hoeft.’
Hoe bevalt de nieuwe module bij de mensen die met het systeem van Pactum werken?
Ellen: ‘We draaien nu een paar weken met de eerste versie en dat gaat verrassend goed!’ Ans: ‘Inderdaad. Het bevalt mijzelf goed. Maar ook de mensen waarvan we terugkoppeling ontvangen, vinden het echt heel prettig om mee te werken.’
‘Heel mooi om te horen. En er zijn natuurlijk altijd nog een paar verbeterpunten’.
Ans: ’Ja, er zijn nog wat puntjes die gefinetuned moeten worden, maar in grote lijnen ziet het er goed uit. We hebben nu vier mensen ermee aan het werk, die de pilot draaien op twee van onze scholen en we halen daar onze leerpunten uit. En nadat we deze goed in kaart gebracht hebben, rollen we het nieuwe inkoopproces uit naar onze andere vestigingen.’
Zijn jullie dus tevreden over het proces van co-creatie met Pactum?
Ans: ‘Jazeker, absoluut. Bij verbeterpunten wordt altijd goed aangegeven wanneer iets bijvoorbeeld meer of minder tijd behoeft om aan te passen. Belangrijk is ook dat Pactum de module ontwikkelt mét ons, maar niet specifiek alleen voor ons. Want met Pactum’s bestellingenmodule kun je bijvoorbeeld rechtstreeks offertes opvragen bij leveranciers. Je kunt dus met leveranciers corresponderen via Pactum. Wij doen dat bewust nu niet. Dat is voor ons nu een stap te ver, dat hebben we met de eerdere pilot ook ervaren.’ Ellen: ‘Voor ons is het gewoon van belang dat wij die tussenstap kunnen maken en dat kan in dit proces met Pactum.’
Kunnen jullie dus de nieuwe module Bestellingen en Offertes aanraden aan andere organisaties en bedrijven?
Ellen: ‘Ja, dat kan ik absoluut meteen!’ Ans: ‘Jazeker, want het werkt heel gebruiksvriendelijk. Het is belangrijk om goed inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de applicatie en hoe je het kan inrichten voor jouw organisatie. Als je er eenmaal mee werkt, dan is het heel gebruiksvriendelijk.’
Meer weten over de module Bestellingen en Offertes? Ontdek hier wat we voor jouw organisaties kunnen betekenen!
