Bij RTV Utrecht, een dynamische omroeporganisatie met meer dan 200 medewerkers, draait het om effectieve communicatie en gestroomlijnde processen. Maar zoals bij veel organisaties het geval is, kunnen complexe contracten en verspreide informatie in verschillende mailboxen een uitdaging vormen voor een soepele bedrijfsvoering.
Van chaos naar overzicht
We spraken Koen Schiltra, financieel controller van RTV Utrecht. Hij vertelde over de uitdagingen waarmee ze te maken hadden voordat ze Pactum ontdekten. “Eerder gebruikten we geen systeem voor contractbeheer. Alle afspraken zaten verspreid in iedereens mailbox, en iedereen dacht te weten wat de afspraken waren, maar dat was niet altijd het geval.”
Vanuit deze chaos gingen op zoek naar een effectieve oplossing. Koen legt uit: “Met Pactum hebben we veel onzin en dubbele contracten eruit gehaald. Nu hebben we alles netjes geregistreerd in Pactum en hebben er veel plezier van. De verantwoordelijkheid is weer terug bij degenen die het contract afnemen.”
Terug naar de kern van verantwoordelijkheid
Het is duidelijk dat Pactum niet alleen een oplossing bood voor het beheren van contracten, maar ook een verschuiving teweegbracht in de verantwoordelijkheidsstructuur binnen RTV Utrecht. “Vroeger lag de verantwoordelijkheid bij financiën, en zij kregen dan onterecht de schuld als er iets misging,” merkt Koen op. “Maar nu is de verantwoordelijkheid weer terug de organisatie ingeschopt, en dat werkt veel beter.”
De keuze voor Pactum was geen toeval. “We hebben eerst gegoogeld en kwamen al snel bij Pactum terecht. Later sprak ik met een collega bij RTV Noord, en die raadde ons aan om voor Pactum te kiezen. Inmiddels gebruiken we de software nu meer dan een jaar, en we hebben er meer profijt van dan we hadden gedacht.”
Meer dan alleen registratie
Wat begon als een eenvoudige oplossing voor contractregistratie, groeide al snel uit tot een essentieel onderdeel van hun bedrijfsvoering. “We dachten eerst gewoon aan puur registratie, maar nu komen we erachter dat hoe meer we het vullen, hoe meer we ervoor terug krijgen,” zegt Koen enthousiast.
Eén systeem, één proces
Naast contractbeheer maakt RTV Utrecht ook gebruik van Pactum’s verwerkingsregister, inkoopkalender en de SPEND-analyse. “Nu werken we echt vanuit één systeem en is het één proces,” merkt Koen op. “De inkoopkalender geeft ons inzicht in wanneer contracten aflopen en welke aanbestedingstrajecten er op de planning staan voor de komende periode. Ook onze Raad van Toezicht kijkt hier naar.”
Hoewel Koen tevreden is met de huidige functionaliteit, heeft hij nog wensen voor verdere personalisatie. “Het dashboard zou nog wel wat persoonlijker afgestemd mogen worden, zodat we alleen zien wat voor ons relevant is,” merkt hij op.
Voor RTV Utrecht heeft Pactum zich bewezen als meer dan alleen een softwareoplossing. Het heeft geholpen om orde op zaken te stellen, verantwoordelijkheden helder te maken en processen te stroomlijnen, waardoor ze zich kunnen concentreren op waar ze het beste in zijn: het maken van radio, nieuws en content om hun publiek te informeren én amuseren.
