5 tips om uw contractbeheer zomerproof te maken

5 tips om uw contractbeheer zomerproof te maken

11 juli 2018

Binnenkort gaan er weer diverse mensen met zomervakantie in uw organisatie. En laat u nou net in de week dat u een belangrijk contract nodig heeft, uw contractbeheerder moeten missen omdat hij in de zon ligt. Herkenbaar? Dit is eenvoudig te voorkomen door uw contractbeheer online te regelen. Lees hier 5 tips van Pactum om uw contractbeheer zomerproof te maken.

1. Digitaliseer het contractbeheer

Digitalisering van uw contractbeheer levert u gegarandeerd snel een aanzienlijke besparing in tijd en geld op. De meeste bedrijven en organisaties hebben te maken met abonnementen, (huur)overeenkomsten, verzekeringspolissen en andere contracten. Vaak worden contracten in een Exceloverzicht geregistreerd, of in een losse ordnermap in de kast. Bij vragen over een specifieke overeenkomst moet iedereen op zoek, wat vaak veel tijd kost. En in de zomerperiode is dan ook vaak de verantwoordelijke op vakantie…

Door contracten te digitaliseren op één centrale plek, hoeft u nooit meer op zoek naar afspraken, contracten of leveranciersgegevens van bijvoorbeeld uw telefonie. Dit levert een grote tijdsbesparing op het gebied van office management, inkoop, facilitair en financiën. Pactum heeft hier een ideale tool voor: de online module contractbeheer.

2. Stel alerts in

Zorg ervoor dat u een waarschuwing krijgt bij belangrijke contractdata. Hierdoor wordt het verlengen van een overeenkomst een bewuste keuze, in plaats van een gemiste kans. Een concreet voorbeeld: indexering kost ook uw organisatie geld, wat vaak voorkomen had kunnen worden. Door de alerts zit u op tijd om tafel vóór het aflopen van een overeenkomst, en berekenen leveranciers meestal geen indexering. In de module contractbeheer van Pactum zitten deze automatische alerts al ingebouwd. U kunt namelijk per contract aangeven wat de afloopdatum. Vervolgens ontvangt u automatische alerts als deze afloopdata naderen, zodat u op tijd actie kunt ondernemen. En wist u, dat het digitaliseren van contractbeheer gemiddeld leidt tot een besparing van 30%?

3. Check de wetswijzigingen

Per 1 juli zijn er weer wetswijzigingen ingevoerd door de overheid, waarvan sommigen van invloed zijn op uw contractbeheer. Een daarvan is de stijging van het wettelijk minimum loon, een relevante wijziging voor veel organisaties. Meer weten over deze wetswijzigingen die van invloed zijn op uw contractbeheer? Lees hier verder.

4. Check de prijzen

Check nu of de prijzen in uw overeenkomsten en abonnementen nog kloppen met de originele afspraak. Controleer ook de marktprijzen: op het gebied van telefonie bijvoorbeeld veranderen de prijzen razendsnel en een besparing is snel gevonden.

5. Geef meerdere medewerkers toegang

Zorg ervoor, dat meerdere medewerkers in uw organisatie toegang hebben tot de online contracten. Dan is het altijd eenvoudig om in de zomertijd de taken op het gebied van contractbeheer goed te blijven uitvoeren. Met Pactum is dat heel eenvoudig: u kunt meerdere personen in uw organisatie gebruikersrechten geven, op meerdere niveaus. Zo is de continuïteit geborgd.

Maak uw contractbeheer zomerproof met Pactum

Online contractbeheer levert dus overzicht én bespaart tijd en geld. Pactum helpt u graag om dit nog deze zomer op orde te brengen.

Eigenaar