Onze nieuwe module ‘Bestellingen en Offertes’ is nu live! Met deze nieuwe module krijgt u grip op uw hele bestelproces en offertes. In co-creatie met klanten zoals Parmant Scholen (voorheen Scholengroep Het Plein) is deze module tot stand gekomen. Nu de ontwikkelfase is afgerond vertellen we graag over de functies en voordelen van dit nieuwe onderdeel van de software van Pactum.
Hoe werkt het?
Medewerkers van een organisatie kunnen via een bestelformulier in de module hun bestelbehoefte aangeven, bijvoorbeeld een nieuwe muis. De medewerkers met autorisatie (inkopers) kunnen in de module deze bestellingen zien en verwerken. De geautoriseerde inkopers deze bestelling dan aanvullen met extra informatie, afwijzen of meteen op naam van een contactpersoon van een leverancier zetten. De leverancier kan dan overgaan tot levering van het product.
Is er eerst behoefte aan een of meerdere offerte(s) voor de bestelling? Dan kan de inkoper vanuit deze module een offerteaanvraag opstarten. De geselecteerde leverancier krijgt dan het verzoek een offerte op te stellen en in te dienen. Uiteraard kan de inkoper ook meerdere offertes bij verschillende leveranciers opvragen voor de bestelling. Na ontvangst van de offertes kan de inkoper instemmen met een offerte of deze afwijzen.
Grip en overzicht
Met de module faciliteert en controleert? u dus het hele bestelproces in uw organisatie. U voorkomt zo dat er ongecontroleerd bestellingen worden gedaan. Dit bespaart niet alleen geld omdat er geen onnodige voorraad wordt aangelegd. U creëert ook duidelijkheid en overzicht doordat er precies vastligt wie er bestellingen kan plaatsen binnen uw organisatie. Bovendien heeft u door de duidelijke dashboards altijd overzicht op het hele inkoopproces van bestelbehoefte en offerte tot en met het uiteindelijke contract.
De voordelen op een rij
We zetten de voordelen van deze nieuwe module nog even op een rij:
- Het bestelproces is overzichtelijk en kost weinig tijd
- Alle bestelbehoeftes kunnen nog steeds worden doorgegeven via bestelformulieren, die ook op uw eigen intranet kunnen worden geplaatst
- Bestellingen raken niet meer ‘kwijt’ in uw organisatie doordat ze centraal en online op dezelfde plek binnenkomen
- De inkoper die de bestelling plaatst, krijgt een automatische notificatie van de geplaatste bestelling
- Bevoegde medewerkers (inkopers) kunnen sneller offertes aanvragen en vergelijken
- Offertes kunnen digitaal goedgekeurd worden
- Altijd inzicht in uw inkoopkosten door heldere rapportagemogelijkheden
- 100% aansluiting tussen bestelling en facturatie
Meer weten?
Wilt u graag weten hoe u met deze nieuwe module Bestellingen en Offertes uw inkoopproces kunt automatiseren en monitoren? Wij vertellen het u graag, dus neem snel contact op met Pactum!
