Compleet inkoopdossier voor eenmalige opdrachten: 3 voordelen van een Opdrachtenregister

Compleet inkoopdossier voor eenmalige opdrachten: 3 voordelen van een Opdrachtenregister

26 augustus 2021

Eenmalige opdrachten voor een dienst of levering komen voor in iedere inkooporganisatie. Met vaste leveranciers sluit u contracten af die u beheert in uw contractbeheer, maar hoe houdt u grip op uw eenmalige opdrachten? Met een online tool speciaal voor al deze losse, individuele opdrachten aan verschillende, eenmalige leveranciers van producten en diensten. Door alle opdrachten online op dezelfde plek te beheren heeft u een compleet inkoopdossier, houdt u grip en overzicht en uw inkoop up to date. Lees hier meer over de 3 voordelen van een online Opdrachtenregister.  

1. Compleet inkoopdossier of aanbestedingsdossier per eenmalige opdracht

In een goed online Opdrachtenregister heeft u een compleet inkoopregister per eenmalige opdracht. Pactum heeft een online module Opdrachtenregister ontwikkeld in aanvulling op onze module Contractbeheer. In ons Opdrachtenregister kunt u voor alle losse, individuele opdrachten per leverancier één digitaal, compleet inkoopdossier aanleggen en bijhouden. Per opdracht kunt u alles vastleggen van aanvraag, tot offerte, opdrachtbevestiging en werkbon. Zo heeft u het inkoopproces van begin tot eind compleet. Ook het proces van aanbesteding kan hier voor eenmalige opdrachten worden vastgelegd en bijgehouden, waardoor u handig een compleet aanbestedingsdossier opbouwt.

Daarnaast kunt u vastleggen, welke opdracht een leverancier precies heeft gekregen, wat de omvang is van de opdracht en wanneer de opdracht is verstrekt. Ook kunt u binnen de module de eenmalige opdrachten heel eenvoudig aan uw raamcontracten koppelen. Efficiënt om te in de gaten te houden welke opdrachten onder welk contract zijn vergeven. Zo heeft u altijd inzicht in uw complete inkoop en aanbesteding, van eenmalige opdrachten tot langlopende contracten.

2. Automatische alerts

In de module kunt u automatische alerts instellen voor belangrijke actiemomenten van de eenmalige opdracht. Denk bijvoorbeeld aan specifieke voorwaarden en bepalingen, zoals bijvoorbeeld een garantie van een apparaat. U kunt dan een automatische alert aan deze opdracht koppelen, zodat u een automatisch seintje per mail krijgt van Pactum, wanneer deze garantie verloopt. Heeft u een apparaat gekocht dat officieel gekeurd moet worden volgens bepaalde veiligheidsnormen zoals ISO? Ook op deze actiemomenten kunt u een automatische alert instellen, zodat u altijd op tijd voldoet aan keurings- of inspectiemomenten.

3. Koppeling met leveranciersbeoordeling

Het derde voordeel van de online module Opdrachtregister van Pactum betreft de koppeling met een leveranciersmodule. Sommige eenmalige opdrachten zijn namelijk groot in omvang. In de module Opdrachtenregister van Pactum kunt u aangeven, welke relevantie de eenmalige opdracht heeft, in een waarde van 1 tot 5. Ook kunt u een drempelwaarde instellen (bijvoorbeeld €10.000,- per kalenderjaar) per leverancier. Dan krijgt u een automatische alert als een bepaalde leverancier boven deze door u ingestelde drempelwaarde komt en dus in aanmerking komt voor een leveranciersbeoordeling. Ook dit kunt u direct koppelen aan de digitale leveranciersbeoordeling van Pactum.

Ook grip krijgen op uw eenmalige opdrachten?

Een compleet inkoopdossier, automatische alerts en een handige koppeling met leveranciersbeoordelingen zorgen ervoor dat u met de module Opdrachtenregister van Pactum altijd grip heeft op uw losse, eenmalige opdrachten voor een product of dienst. Wilt u graag weten wat onze module voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op!

Eigenaar
Vragen of demo?