Hoe regelt u het leveranciersmanagement zonder uren werk? 3 tips voor een snelle check

Hoe regelt u het leveranciersmanagement zonder uren werk? 3 tips voor een snelle check

13 februari 2019

Iedereen wil natuurlijk een efficiënt inkoopproces. Goed leveranciersmanagement is daar een belangrijk onderdeel van. En organisaties die ISO9001 gecertificeerd zijn, moeten zelfs elk jaar hun bedrijfskritische leveranciers beoordelen. Hoe richt u het leveranciersmanagement in zonder dat u daar ieder jaar compleet alles voor op de kop moet zetten? Pactum geeft u hier 3 handige tips om snel te checken of u uw leveranciersmanagement op orde hebt.

1. Check de toegankelijkheid

We kunnen niet vaak genoeg zeggen: zijn alle leveranciersbeoordelingen op dezelfde plek opgeslagen en goed toegankelijk? In de praktijk betekent dit dat leveranciersbeoordelingen online worden beheerd, zoals via Pactum kan. Op die manier zijn ze altijd voor iedereen met autorisatie toegankelijk. Zo bent u geen tijd kwijt aan zoeken naar beoordelingen of gestelde voorwaarden. Ook kunt u op deze manier zelf eenvoudig beoordelingen aanmaken, samenstellen en versturen. Dit komt ook de consistentie ten goede: u kunt beoordelingen systematisch uitvragen zodat u de juiste data met elkaar vergelijkt. Met Pactum kunt u bijvoorbeeld eenmalig een sjabloon opmaken en die elke keer (her)gebruiken. Dit scheelt ook nog eens veel tijd en draagt bij aan consistente, vergelijkbare leveranciersbeoordelingen.

2. Zijn de juiste personen betrokken?

Natuurlijk gaat het bij beoordelingen om servicelevels die in uw bedrijf of organisatie van belang zijn. U koopt in, dus u bepaalt. Maar de ervaring leert, dat het betrekken van de leverancier bij het opstellen van de beoordelingen met bijvoorbeeld heldere KPI’s een beter resultaat oplevert. Zie hiervoor bijvoorbeeld de ervaring van De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân (De Dienst). Op deze manier zijn de relevante personen meer betrokken en komt niemand voor verrassingen te staan aan het eind van het contractduur, wat incidenten en escalaties voorkomt. Dit bevordert niet alleen de rust in op de inkoopafdeling en bij de contractmanager, maar ook de kwaliteit van de relatie.

De Dienst: “We hebben doelstellingen en KPI’s vastgesteld. Op basis daarvan sturen we aanbieders een vragenlijst zodat we meer inzichtelijk krijgen wat de kwaliteit van de zorg is. Dit leveranciersmanagement biedt ook een tijd- en kostenbesparing. De conclusies van de kwaliteitsgegevens kunnen we eenvoudig delen binnen onze organisatie.”

3. Rapportages helder?

De derde en laatste tip sluit aan bij de eerdere checks: controleer of het eenvoudig is om heldere rapportages te maken van alle relevante data. Het scheelt intern ontzettend veel tijd en ergernis, als u eenvoudig tussentijdse rapportages kunt maken, die in verschillende lagen van uw organisatie gedeeld kunnen worden en aangepast op de gewenste levels. Zo heeft de inkoopafdeling altijd up to date inzicht.  Maar ook op het managementniveau kunnen er op deze manier beslissingen worden genomen op basis van correcte date en niet op basis van aannames.

Het gemak zelf ervaren?

Wilt u graag meer weten over de voordelen van het online beheer van leveranciersbeoordelingen, of wilt u zelf het gemak van digitaal leveranciersmanagement via Pactum ervaren? Neem dan contact op met Pactum, wij helpen u graag!

Eigenaar