De Meent Groep: “Inzicht in verplichtingen en voorkomen van financiële risico’s door contractbeheersysteem”

De Meent Groep: “Inzicht in verplichtingen en voorkomen van financiële risico’s door contractbeheersysteem”

25 mei 2017

Lummie Kamphuis is concerncontroller bij De Meent Groep en vertelt over de inzet van het contractbeheersysteem binnen de zorgorganisatie. Wat voor organisatie is De Meent Groep? Hoe gebruiken zij het contractbeheer systeem van Pactum? En welke voordelen ondervinden zij door het werken met het systeem?

Stichting De Meent Groep

De Meent Groep bestaat uit vijf stichtingen, waaronder vier MEE organisatie. MEE ondersteunt mensen met een beperking en hun netwerk op alle levensgebieden en in alle levensfasen. Bij De Meent Groep werken 260 medewerkers, die zich dagelijks inzetten voor mensen met een beperking. Jaarlijks helpen zij ruim 8000 cliënten die belemmeringen ervaren in hun leven met een beperking.

Waarom zijn jullie op zoek gegaan naar een contractbeheersysteem?

Beperking van financiële risico’s

“Wij hadden destijds al een contractbeheer systeem, maar dat voldeed niet meer aan onze eisen. We konden in dat systeem geen rapportages maken. Ik ben vanuit mijn rol als concerncontroller geïnteresseerd in welke verplichtingen wij hebben, ook in de niet uit de balans blijkende verplichtingen. We zijn dus enerzijds op zoek gegaan naar een nieuw systeem om een overzicht te hebben van onze lopende verplichtingen. Anderzijds om geen risico te lopen op contracten die doorlopen zonder dat je deze opzegt, waardoor je financiële risico’s loopt.”

Welke voordelen ervaren jullie in het gebruik van Pactum contractbeheer?

Tijd besparen

“Een voordeel voor onze financiële afdeling is dat zij tijd besparen met het checken van facturen. Als er een contract is afgesloten en er komt een factuur binnen, dan is de enige handeling die zij doen het betreffende contract opzoeken in Pactum en zien of de factuur overeenkomt met de gemaakte afspraken. Dus de factuur hoeft niet meer de hele organisatie door, want het komt overeen met het contract. Soms zijn contracten niet ingevoerd. Dan ben je wel een deel van je efficiency kwijt, want dan moet je opzoek gaan naar het bijbehorende contract.”

“De toegevoegde waarde van Pactum is dat je inzicht hebt in verplichtingen en je onnodige financiële risico’s voorkomt.”

Geen kans op vergeten

“Het is beter om een systeem te hebben dan om het handmatig te volgen. Dan zet je drie maanden voordat een contract afloopt een reminder in je agenda, maar de kans op vergeten of het niet meer in de gaten hebben is dan veel groter.”

Hoe gebruiken jullie het contractbeheersysteem?

Huisvesting en ICT-contracten

“Wij nemen enkel contracten op in Pactum die langer dan een jaar lopen en niet automatisch verlopen. Eenmalige aankopen verwerken wij niet in het systeem. Ook zetten wij alleen contracten die te maken hebben uitgaande geldstromen in Pactum. Dit betreffen voornamelijk huisvesting en ICT-contracten, zoals licenties en onderhoudscontracten.”

“Het systeem werkt goed middels de mailtjes die je ontvangt en het dashboard dat je ziet. Het is echt een goed hulpmiddel.”

 

Uitbreiding contracten in Pactum

“Het pakket valt en staat met het nakomen van intern gemaakte afspraken. Het systeem werkt perfect als je alle contracten die je afsluit direct netjes invoert. Wij hebben afgesproken dat we contracten met eerder genoemde criteria in het systeem zetten, zodat we die op tijd kunnen verlengen of opzeggen. Het is echter zo dat niet iedereen die afspraken nakomt. Wij spreken mensen die verantwoordelijk zijn voor de invoer erop aan en dat helpt. 85 procent van de contracten worden nu ingevoerd. We hebben het pakket recent zelfs uitgebreid!”

Tip voor andere organisaties

“Zorg dat processen goed gestroomlijnd zijn. Dat je intern duidelijke afspraken maakt en het in de basis goed regelt. Als deze afspraken worden nagekomen, kan je volledig van de voordelen genieten.”

Eigenaar