Leveranciersmanagement onmisbaar voor goed contractmanagement

Leveranciersmanagement onmisbaar voor goed contractmanagement

23 mei 2018

Goed leveranciersmanagement is van onschatbare waarde voor organisaties, maar het is een onderdeel van contractmanagement dat niet altijd veel aandacht krijgt. En dat is onterecht: zonder goede, heldere voorwaarden en monitoring van leveranciers functioneert uw inkoopproces niet optimaal. Dit betekent geldverlies en een negatieve impact op uw eigen eindproduct- of dienst, wat weer gevolgen heeft voor uw eigen klanten en uw relatie met hen. Denk bijvoorbeeld aan gemeentes, die vaak werken met ketenpartners. En tot slot is het in bepaalde kwaliteitssystemen verplicht dat je als organisatie jaarlijks je leveranciers beoordeelt, zoals in ISO 9001. Het loont dus, om uw leveranciersmanagement op orde te hebben. Hoe verhoudt leveranciersmanagement zich tot contractbeheer en contractmanagement, en hoe richt je het goed in?

Contractbeheer en leveranciersmanagement

Contractbeheer en leveranciersbeoordelingen maken beide deel uit van uw algehele contractmanagement. Contractmanagement is de overkoepelende term voor de methodiek om afspraken met leveranciers duidelijk en transparant vast te leggen en hier actief op te sturen. Contractbeheer ordent de contracten centraal en maakt ze inzichtelijk binnen een organisatie. Leveranciersmanagement richt zich specifiek op de kwaliteit van de levering van producten of diensten aan uw organisatie. Levert het bedrijf het gehele jaar de producten of diensten zoals dat in het contract is vastgelegd? Wordt voldaan aan de overeengekomen KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren)?

Bijdrage aan kerndoel

Naast kwaliteitscontrole, levert goed leveranciersmanagement ook handvaten om de doelen van uw organisatie te bereiken. Denk aan beoordelen op MVO, of duurzaam ondernemen. Als voorbeeld nemen we een biologisch restaurant. In verband met de eigen USP’s wil zo’n bedrijf vaak het liefst een groenteleverancier die op zo duurzame mogelijke wijze de producten bij de zaak aflevert, en niet in een oude, vervuilende dieselbus. Het selecteren van een leverancier die aan deze voorwaarde voldoet is dan cruciaal, evenals het blijven monitoren of de leverancier blijft voldoen aan deze voorwaarde. Uiteraard gedurende de volledige periode van uw relatie met deze leverancier en niet alleen tijdens de selectie van de juiste partner!

Belang relatie

Uitgebalanceerd leveranciersmanagement levert ook kansen op om de relatie met uw leverancier te optimaliseren. Door bij de start van het contractrelatie helder te zijn over de beoordelingscriteria waarmee u uw leverancier jaarlijks beoordeelt, werkt u samen aan een optimaal product of dienst. Dit is te realiseren door met KPI’s te werken. Binnen uw eigen organisatie is duidelijk waar een geleverde dienst of product aan moet voldoen, of wordt duidelijk door het definiëren van heldere KPI’s. Aan de andere kant kan uw leverancier direct samen met u de levering optimaliseren, en zich daarmee van contracthernieuwing verzekeren. U voorkomt zo samen incidenten. Dit proces is dus wederkerig: u werkt samen aan de onderlinge relatie en u helpt elkaar het product of proces te optimaliseren.

Sturen op KPI’s

Een praktijkvoorbeeld  van leveranciersmanagement en het gebruik van KPI’s hierin is de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân (hierna: de Dienst). Namens zeven gemeenten in Noordwest Friesland (het Bildt, Franekeradeel, Harlingen, Leeuwarderadeel, Menameradiel, Terschelling en Vlieland) voert de Dienst verschillende wetten op het gebied van sociale zaken uit. De Dienst gebruikt de online module leveranciersbeoordeling van Pactum om aanbieders van diensten in het sociale veld te monitoren. Zij hebben hiervoor doelstellingen en KPI’s vastgelegd. De Dienst stuurt op basis daarvan aanbieders een vragenlijst om inzicht te krijgen in de kwaliteit van zorg. Hierdoor behalen zij een tijd- en kostenbesparing, want de gegevens zijn zeer eenvoudig intern te delen. Ook gaat de Dienst actief monitoren, in samenwerking met de aanbieders:

“Van tevoren geven we aan waarop we gaan monitoren. Dan kunnen zorgaanbieders daar rekening mee houden. Het is dus niet de bedoeling om leveranciers af te straffen als ze een doelstelling wel of niet halen. We willen juist kijken hoe we samen het proces en de samenwerking kunnen verbeteren zodat we er allebei voordeel uit halen. Heldere KPI’s helpen daarbij.

We beginnen met KPI’s die van invloed zijn op de zorg van de cliënt, en dat zijn er nu een drietal. Dat zijn cliënttevredenheid, doelrealisatie, dus of doelen uit de zorgplannen wel of niet wordt behaald, en tot slot de afhandeling van klachten. We hebben een pilot gedraaid met drie aanbieders en deze ook al geëvalueerd. Daar kwam uit dat het voor hen een positieve ontwikkeling is. Volgend jaar willen we misschien dan KPI’s toevoegen zoals het tijdig indienen van facturen.”

Meer lezen over de ervaring van de Dienst met leveranciersmanagement? Kijk op onze website.

Zodra de inkt droog is

Kortom, leveranciersmanagement start zodra de inkt van het contract droog is. Het is van vitaal belang voor de kerndoelen van uw bedrijf of organisatie. U optimaliseert hiermee niet alleen uw inkoopproces en contractmanagement. U voorkomt ook problemen omtrent kwaliteitsnormen zoals ISO 9001. En tot slot bespaart u tijd en geld door heldere afspraken en duurzame relaties met uw aanbieders en leveranciers.

Wilt u ook uw leveranciersmanagement optimaliseren? Pactum kan u hierbij van dienst zijn met de online module leveranciersbeoordeling in combinatie met contractbeheer. Met deze module automatiseert uw leveranciersbeoordelingen efficiënt en eenvoudig op één centrale plek. Maak hier uw eigen leveranciersbeoordelingen zelf online aan en verstuur ze vanuit hier eenvoudig aan uw aanbieders. Zo neemt u inkoopbesluiten op basis van heldere data en niet op basis van aannames. Door het verhoogde inzicht in de kwaliteit van uw leveranciers voorkomt u incidenten, wat de bedrijfsprestaties verbetert. Neem snel contact op: wij helpen u graag!

 

Eigenaar