Lievense: “De kracht van de module activabeheer zit in de alerts, in het goede overzicht en de goede rapportages”

Lievense: “De kracht van de module activabeheer zit in de alerts, in het goede overzicht en de goede rapportages”

21 mei 2019

Goed activabeheer is een belangrijk onderdeel voor veel bedrijven die veel materiaal in bezit hebben. Het advies- en ingenieursbedrijf Lievense heeft veel apparaten, die regelmatig gekeurd en geijkt moet worden om te voldoen aan diverse veiligheidsnormen. Pactum sprak met René Bezuyen van Lievense over hun keuze voor de module activabeheer van Pactum en over de cocreatie met Pactum om de module naar de wensen van Lievense aan te passen.

Wat is uw functie bij Lievense?

“Ik ben Senior Adviseur Milieu. Lievense is het grootste private advies- en ingenieursbureau in Nederland, met name actief in bouw, infra, water en milieu. We hebben tien locaties in Nederland en drie in het buitenland.”

Waarom kozen jullie voor activabeheer via Pactum?

“Via mijn netwerk was ik al bekend met het bedrijf en eigenaar Simon Leijendekker. In de nieuwsbrief van Pactum las ik over de module activabeheer. Bij Lievense hadden we de uitdaging om- conform onze kwaliteitsrichtlijnen- een beter overzicht te krijgen van al ons materiaal dat keuring behoeft zoals monstername-apparatuur en meetmiddelen, wat best veel van hand tot hand gaat. Daarom heb ik Pactum benaderd om voor ons op maat de traceerbaarheid en keuring van activa toe te voegen aan de module. Want daar zijn in onze branche heel veel normen zoals ISO en VCA voor. We moeten aantoonbaar maken dat de apparatuur veilig, geijkt en gekeurd is.”

“Bij Lievense hadden we de uitdaging om- conform onze kwaliteitsrichtlijnen- een beter overzicht te krijgen van al ons materiaal dat keuring behoeft zoals monstername-apparatuur en meetmiddelen, wat best veel van hand tot hand gaat.”

Tegen welke problemen liepen jullie aan in jullie activabeheer?

“We misten een goed en compleet overzicht waarbij je met nuttige zoekcriteria kan zoeken door je activa. Maar we misten met name een actieve aansporing van mensen om op tijd het materiaal te laten keuren. En dat kan juist heel goed met activabeheer van Pactum. Dus overzicht creëren, goed zoeken, goede rapportages en bovenal alerts om medewerkers te kunnen attenderen op actiemomenten, zowel uitvoerenden als verantwoordelijken. De voornaamste kracht zit in de alerts, en in een stukje overzicht dat je zo kan zien wanneer iets moet gebeuren.”

Hoe beviel het proces van cocreatie?

“Wij zijn gekomen met een functioneel ontwerp waarin stond welke velden en lijsten erbij gebouwd moesten worden. En van daaruit zijn we samen in discussie gegaan, over wat al bruikbaar is en wat we nog graag wilden toevoegen. Dus in dialoog met Pactum en op basis van het functioneel ontwerp zijn we gekomen tot de activamodule waar we nu zeer tevreden over zijn.”

Wanneer is Lievense de module activabeheer gaan gebruiken?

“Een half jaar geleden zijn we het proces met elkaar begonnen. Toen volgde natuurlijk een testfase. Daarnaast hebben we bij Lievense ook gezorgd dat onze eigen database gereed was voor importeren in Pactum. Sinds een maand of vijf werken we nu met de module. En de bedoeling is, dat we naast de vestiging Leeuwarden waar we zijn begonnen met Pactum, dit gaan uitrollen naar de vestigingen Nieuwegein en Maastricht. Binnen nu en een half jaar.”

En zijn er dan plannen voor verdere uitrol?

“Ja, in ieder geval de milieuafdeling die heel specifiek met ijken en keuren van materialen werkt. Maar onze kwaliteitsmanager is het ook aan het kijken of we landelijk de module leveranciersbeoordeling van Pactum gaan gebruiken. Dus er is een gedachte om meerdere modules te gaan gebruiken, want ze sluiten voor onze bedrijfsprocessen goed op elkaar aan.”

Hoeveel items hebben jullie momenteel in het systeem opgeslagen?

“We hebben zo’n 250 stuks ingevoerd. De overzichten en de alerts zijn echt handig. En met de kleurcoderingen in de overzichten kun je snel zien wat de komende maanden moet gebeuren.”

Hoeveel mensen werken momenteel met de module?

“Op dit moment zes. Drie hebben meekijktoegang, en drie hebben bevoegdheid om ook veranderingen aan te brengen. Deze niveaus bevallen goed, want je krijgt een rommeltje als iedereen ermee wil werken, dan wordt het onoverzichtelijk. Het vergt van ons wel dat we de processen goed in kaart hebben. Dus dat als een nieuw artikel aangeschaft wordt, dat het ook direct voor ingebruikname in Pactum komt. Dat vergt wel discipline.”

Is het makkelijk om het systeem eigen te maken?

“Ja. Zonder training is het heel goed te doen. En wat lekker is, is de vlotte helpdesk bij vragen.”

Zou je ook de module Activabeheer aanraden aan anderen?

“Ja absoluut. De module werkt nu heel goed voor ons. Dus bij mijn collega-ingenieursbureaus en dat soort organisaties zal ik het zeker meenemen.”

Zelf ook aan de slag met Activabeheer?

Wilt u Activabeheer van Pactum oook graag inzetten in uw organisatie? Neem dan snel contact op met Pactum!

Afbeelding: Jeannet Nuis van Lievense aan het werk met de module. Copyright: Lievense