OMO Scholengroep Bergen op Zoom: “Het meerjarenonderhoudsplan van Pactum is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en we hebben zo een compleet dossier voor gebouwbeheer”

OMO Scholengroep Bergen op Zoom: “Het meerjarenonderhoudsplan van Pactum is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en we hebben zo een compleet dossier voor gebouwbeheer”

12 december 2018

Een meerjarenonderhoudsplanning (mjop) is cruciaal voor organisaties die veel vastgoed moeten beheren, zoals onderwijsinstellingen. Wij spraken met Leon van Loon, facilitair manager en Esther van den Bergh, facilitair medewerker bij de OMO Scholengroep Bergen op Zoom over hun keuze voor de module Gebouwbeheer met mjop van Pactum, die hen uitstekend bevalt.

Mijnheer Van Loon, wat zijn uw werkzaamheden als facilitair manager?

“Onder de scholengroep vallen vier scholen in West-Brabant. Mijn werkzaamheden bij de OMO zijn arbocoördinator, veiligheid, bhv, inkoop van materialen, verbouw van gebouwen, nieuwbouw, het aansturen van personeel van ICT en facilitair.”

Wat was de aanleiding om met Pactum te gaan werken?

“Met name schoolbreed hadden we behoefte aan overzicht. We hadden een programma dat als je het niet dagelijks gebruikte, erg onhandig was. Contracten en meerjarenonderhoudsplanningen bijhouden kostte veel werk. We hebben toen verschillende bedrijven uitgenodigd om uit te leggen hoe hun systeem in elkaar zat en daar is toen Pactum uitgekomen als de meest handige. Meest belangrijke was een goede en snelle zoekfunctie.”

De mjop in de module Gebouwbeheer heeft u samen met Pactum in cocreatie ontwikkeld, hoe liep dat?

“We hebben aangegeven hoe we het meerjarenonderhoudsplan wilden hebben, met wat praktische voorbeelden erbij van wat er echt in moet. Via Pactum heeft een bedrijf toen voor ons alle gebouwopnames gedaan. Zij hebben al die data goed beschikbaar gemaakt, en dat is verwerkt in de module die Pactum ontwikkelde. Het is ook allemaal volgens de NEN-norm 2767 waarmee wij schoolbreed moeten werken, dus dat is heel handig voor ons.”

Hoe bevallen de module en de meerjarenonderhoudsplanning tot nu toe?

“Het bevalt uitstekend. We hebben het er nu allemaal netjes ingezet. Dat heeft mijn collega Esther van den Bergh gedaan en het werkt goed. Alles is gemakkelijk terug te vinden.”

Mevrouw Esther van den Bergh, hoeveel mensen werken nu met de mjop in Pactum, en hoe bevalt het?

“We werken er met zijn tweeën aan. Het bevalt echt prima! Het systeem is overzichtelijk, gebruikersvriendelijk, compact en het heeft een goede lay-out. Wij zetten er eigenlijk alles wel in. We hebben zo een compleet dossier voor het gebouwbeheer.”

Merkt u al dat u voordeel heeft van het gebruik van deze module?

“Ja zeker, we besparen tijd en de drempel om iets op te zoeken is veel lager. Het is gewoon heel gebruiksvriendelijk. Het downloaden van gegevens werkt ook zeer eenvoudig, dus je exporteert en deelt heel makkelijk. Overleggen en dossiers verantwoorden naar derden is zo ook eenvoudiger.”

U bent ook met de module contractbeheer van Pactum gestart. Hoe bevalt dat?

“Daar merk ik nu al het gemak van dat je meldingen krijgt bij contractacties. Ook deze module is overzichtelijk, je weet gewoon waar je je data moet zoeken. We hebben er ruim 50 inkoopcontracten in staan.”

Helpt dit bij het voorkomen van stilzwijgende contractverlenging?

“Dat klopt! We hebben het nu ook zo ingesteld in de module, dat we ver voordat een contract afloopt, een notificatie krijgen. Zo kunnen we op tijd indien wenselijk, een offerte elders opvragen. Dat meldingsysteem maakt dat je alerter wordt.”

Zijn er nog anderen die u toegang geeft in deze beide modules?

“Ja, we geven ook andere personen kijkrechten om het mjop in te kijken, dat zijn onze technische mensen van facilitair. Die moeten gebreken aan de gebouwen oppakken. Of als er onderhoud gepland is, dan kunnen ze eenvoudig even in het contract kijken wat er nou precies gedaan moet worden. Ook een paar mensen van de afdeling ICT kunnen meekijken. Het geven van deze kijkrechten werkt goed.”

Zijn er nog zaken die nog verbeterd kunnen in de modules?

“Nee, eigenlijk niet. Binnenkort starten we nog met een pilot met het meldingenbeheer bij Pactum, daar ben ik ook echt heel nieuwsgierig naar. Voor ons heeft het echt ook meerwaarde om storingsmeldingen in hetzelfde systeem te krijgen.”

Zou u Pactum aanbevelen bij andere organisaties, bijvoorbeeld in het onderwijs?

“Jazeker, en dat hebben we ook al gedaan. Die organisaties zijn ook al verder in gesprek met Pactum. We vinden het systeem van Pactum voor mjop’s namelijk laagdrempelig, overzichtelijk, gebruikersvriendelijk en toegankelijk voor gebruikers. Het is echt gemakkelijk in gebruik, dus mensen werken er ook echt mee. Als er hogere wiskunde in een systeem moet, dan is de drempel hoger en werkt niemand ermee. Dan kun je ook geen kennis delen met elkaar en dat kan nu wel. Bovendien vind ik de samenwerking met Pactum erg prettig en correct.”

Meer weten?

Wilt u meer weten over de module ‘Gebouwbeheer‘ inclusief meerjarenonderhoudplanning van Pactum? Neem dan snel contact met ons op!

Eigenaar