Optimaliseer uw inkoop met een register voor eenmalige opdrachten

Optimaliseer uw inkoop met een register voor eenmalige opdrachten

20 juni 2019

Uw contractbeheer en contractmanagement heeft u op orde in uw organisatie. Maar hoe houdt u het overzicht over de eenmalige opdrachten, zoals bijvoorbeeld een spoedbezoek van een riooldeskundige? Voor alle losse, individuele opdrachten aan verschillende, eenmalige leveranciers heeft Pactum de module ‘Opdrachtenregister’ ontwikkeld. Hiermee beheert u alle eenmalige opdrachten, inclusief opdrachtbevestigingen, werkbonnen en offertes centraal en online in één overzichtelijk inkoopdossier. Lees hier hoe u met het opdrachtenregister van Pactum uw inkoop optimaliseert.

Alle eenmalige opdrachten in een compleet inkoopdossier

Alle organisaties, zowel profit als non-profit zoals de zorg of het onderwijs, hebben te maken met eenmalige, uitgaande opdrachten die ze moeten verstrekken naast de vaste leveranciers die een contract hebben. Pactum heeft de module Opdrachtenregister ontwikkeld in aanvulling op de module Contractbeheer. In het Opdrachtenregister kunt u voor alle losse, individuele opdrachten per leverancier één digitaal, compleet inkoopdossier aanleggen en bijhouden. Ook kunt u binnen de module de eenmalige opdrachten heel eenvoudig aan uw raamcontracten koppelen. Efficiënt om te in de gaten te houden welke opdrachten onder welk contract zijn vergeven. Zo heeft u altijd inzicht in uw complete inkoop, van eenmalige opdrachten tot langlopende contracten.

Wat kunt u vastleggen per eenmalige opdracht?

In het inkoopdossier in de module Opdrachtenregister voor uw eenmalige opdracht kunt u alles vastleggen van aanvraag, tot offerte, opdrachtbevestiging en werkbon. Zo heeft u het hele inkoopproces altijd compleet. U  kunt dus bijvoorbeeld vastleggen, welke opdracht een leverancier precies heeft gekregen, wat de omvang is van de opdracht en wanneer de opdracht is verstrekt. Ook kunt u specifieke voorwaarden en bepalingen vastleggen per opdracht, zoals bijvoorbeeld een garantie. En heel handig: hier kunt u een automatische alert aan koppelen, zodat u een automatisch seintje per mail krijgt van Pactum, wanneer deze garantie verloopt. Heeft u een apparaat gekocht dat officieel gekeurd moet worden volgens bepaalde veiligheidsnormen zoals ISO? Ook op deze actiemomenten kunt u een automatische alert instellen, zodat u altijd op tijd voldoet aan keurings- of inspectiemomenten.

Leveranciersbeoordeling

Sommige eenmalige opdrachten zijn direct groot in omvang. In de module Opdrachtenregister kunt u aangeven, welke relevantie de eenmalige opdracht heeft, in een waarde van 1 tot 5. Ook kunt u een drempelwaarde instellen (bijvoorbeeld €10.000,- per kalenderjaar) per leverancier. Dan krijgt u een automatische alert als een bepaalde leverancier boven deze door u ingestelde drempelwaarde komt en dus in aanmerking komt voor een leveranciersbeoordeling. Ook dit kunt u direct koppelen aan de digitale leveranciersbeoordeling van Pactum.

Meer weten?

Nieuwsgierig geworden? Neem contact met ons op om de toegevoegde waarde van het Opdrachtenregister voor uw organisatie te bekijken.

Eigenaar