Zienn en Het Kopland: “Pactum geeft je een seintje, zodat je geen enkele aanbesteding mist”

Zienn en Het Kopland: “Pactum geeft je een seintje, zodat je geen enkele aanbesteding mist”

9 oktober 2018

In de zorg is veel veranderd sinds de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) in 2015. Hierdoor is ook zorgverkoop belangrijk geworden voor organisaties in het sociaal domein. Grote hoeveelheden contracten moeten correct beheerd worden, zeker in verband met aanbestedingen. Wij spraken met Meinard Dijkstra, zorgverkoper bij Zienn en Het Kopland, over de inzet van online contractbeheer via Pactum in zijn organisatie.

Zienn en Het Kopland zijn twee zorgorganisaties die bestuurlijk gefuseerd zijn medio 2015. Zienn richt zich op maatschappelijke opvang, opvangvoorzieningen, woonvoorzieningen, thuisbegeleiding en arbeidsparticipatie in Friesland en Groningen. Het Kopland doet dat ook in Groningen en Drenthe, aangevuld met vrouwenopvang voor vrouwen/kinderen die vanwege huiselijk geweld hun thuissituatie hebben verlaten.

Wat is jouw werk bij Zienn en Het Kopland?

“Ik ben zorgverkoper. Het is aan mij om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Ik ga over zorgcontracten met externe zorginkopers en financiers. Ik zorg er kortom voor, dat de juiste zorg wordt verkocht. De inkopende partijen zijn meestal gemeentes. Op kleinere schaal doen we ook wat met jeugdhulp en WLZ (Wet Langdurige Zorg) dienstverlening.”

Waarom zijn jullie overgestapt op online contractbeheer via Pactum?

“Ons gebruik van Pactum heeft twee aanleidingen. Ten eerste zagen we bij Zienn een toename van contracten en overeenkomsten. Het overzicht was daardoor weg. We hielden wel overeenkomsten bij in Excel, maar dat was kwetsbaar. Ook wilden we graag meldingen bij contractacties. En uiteindelijk heeft de samenwerking met Het Kopland ervoor gezorgd dat er nog eens een veelvoud aan contracten bij kwam. Hierdoor werd de behoefte aan overzicht en structuur versneld en versterkt.”

Hoeveel contracten hebben jullie nu in de module contractbeheer?

“We hebben nu 66 verkoopcontracten in de module contractbeheer. Aan de inkoopkant gaat het om meer dan 250 overeenkomsten.”

Hoe bevalt het gebruik?

“Het contractbeheer via Pactum bevalt heel goed. Je hebt snel overzicht over het totale aantal contracten, die je ook heel eenvoudig kunt exporteren. Maar vooral de ontzorging van de mensen in de organisatie met contractverantwoordelijkheid is erg prettig. We zijn nu bezig om een koppeling te maken in Pactum tussen mensen en specifieke contracten. We vinden dat het eigenaarschap van een contract in het primaire proces moet liggen, compleet met notificaties die hun werk vergemakkelijken. Ook kun je het MT en het middenkader simpel inzicht geven. Het is ook handig dat het een cloud-oplossing is, waardoor je dus echt overal zo in al je contracten kan kijken. In het geval van onze beide organisaties met een eigen ict- omgeving is dat echt heel erg prettig.

Compleet dossier

Wat heel goed bevalt tot slot, is de mogelijkheid om relevante documenten te koppelen aan een bepaald contract. Je kunt ook aanpassingen koppelen aan een contract, of een relevante e-mail toevoegen. Je houdt daardoor het dossier altijd compleet.”

Jullie hebben dus ook inkoopcontracten in de module ingevoerd?

“Jazeker. We zijn nog bezig, maar we zitten nu al op 272 inkoopcontracten in totaal voor beide organisaties. Ook hier zat er eigenlijk dezelfde behoefte: meer overzicht en waar mogelijk besparing. Je ziet nu door dit contractbeheer veel scherper dat je voor een bepaald product veel leveranciers hebt. Als je dat constateert, dan kun je je inkoopomzet anders onderbrengen zodat je betere afspraken kunt maken.”

Zou je contractbeheer via Pactum aanraden, ook met het oog op een aanbesteding?

“Absoluut! In 2015 hebben organisaties in het sociaal domein zich sterk gericht op inhoudelijke veranderingen na de WMO. Contractbeheer is minstens even belangrijk, want contracten zijn vaak risicovol. Overzicht is cruciaal. Ik hoor wel van organisaties die aanbestedingen misliepen omdat ze er niet op tijd bij waren. Dat gaat ons niet gebeuren! Pactum geeft je een seintje, zodat je geen enkele aanbesteding mist!”

Meer weten over contractbeheer via Pactum voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op!