Scholengemeenschap SKO Batavorum: “Door het werken met het contractmanagement systeem van Pactum hebben wij nu een aantal bedrijfsprocessen verder en beter uitgelijnd.”

Scholengemeenschap SKO Batavorum: “Door het werken met het contractmanagement systeem van Pactum hebben wij nu een aantal bedrijfsprocessen verder en beter uitgelijnd.”

25 augustus 2017

Stichting Katholiek Onderwijs Batavorum heeft negen scholen in de gemeente Overbetuwe en in de gemeente Lingewaard. Er werken ongeveer 210 medewerkers en het leerlingaantal bedraagt 2.630. Op dringend advies van de accountant is SKO Batavorum twee jaar geleden op zoek gegaan naar een contractmanagement systeem.

Hoe heeft scholengemeenschap SKO Batavorum haar contractmanagement geregeld?

Het contractmanagement systeem levert bij SKO Batavorum veel voordelen op: zij zijn alerter op aflopende contracten, hebben overzicht op alle gemaakte afspraken en de bedrijfsprocessen zijn beter ingericht. Zo is de verhuur van lokalen voor bijvoorbeeld kinderopvang of speciaal basisonderwijs nu gecentraliseerd. Eddy Verrips, bestuurder, en Yvonne van Ravenzwaaij, financieel-administratief medewerkster, vertellen over hoe zij het contractmanagement hebben geregeld.

Vergelijken van contractmanagement systemen

“Wij hadden geen systeem die in de gaten hield wanneer bepaalde contracten afliepen en wat de totale waarde van de contracten was. Onze contracten stonden ergens op het intranet. De accountant adviseerde ons dringend om daar verandering in te brengen. De managementassistent heeft toen via Google onderzocht wat contractmanagement systemen zijn en een aantal systemen met elkaar vergeleken.”

“Pactum is een eenvoudig signaleringssysteem voor contracten, niet te duur in aanschaf en gemakkelijk te implementeren.”

Keuze voor Pactum contractbeheer

“Naar aanleiding van de deskresearch kwamen wij bij Pactum uit. Wij wilden geen koppeling aan onze andere administratieve systemen en Pactum was destijds een losstaand systeem. Door die eenvoud was onze keuze snel gemaakt. Een bijkomend voordeel voor ons was dat Pactum een gemakkelijk te begrijpen applicatie is.”

Het inrichten van het contractmanagement systeem

“Wij zijn een relatief kleine organisatie en daardoor valt het contractmanagement onder de werkzaamheden van de financieel administratie medewerkster. Allereerst hebben we gekeken naar de criteria waaraan een contract moet voldoen om geregistreerd te worden. Daar hebben we wat mee geëxperimenteerd. De managementassistent heeft met steun van een stagiaire het systeem ingericht.

Soorten contracten

“De contracten die wij registeren zijn contracten met een bepaalde waarde. Ook jaarlijks terugkerende contracten en verhuurcontracten worden ingevoerd. Voorbeelden zijn alle contracten die te maken hebben met de exploitatie van het schoolgebouw, raamovereenkomsten met leveranciers van onderwijsmiddelen en ook gebruikersovereenkomsten, schoonmaakcontracten en energiecontracten.”

“Vooral de meldingen zijn erg belangrijk. Dat je weet wanneer je een contract kan opzeggen of verlengen. Dat is een heel groot voordeel. In het verleden liepen er namelijk weleens contracten door zonder dat daar zicht op was.”

Belang van melding

“Als financieel-administratief medewerkster ontvang ik een melding wanneer er een actie vereist is voor een contract. Die zet ik dan door naar de verantwoordelijke van het contract. Door die melding weet je wanneer je een contract kan opzeggen of verlengen. Dat is een heel groot voordeel. In het verleden liepen er namelijk weleens contracten door zonder dat daar zicht op was.”

Bedrijfsprocessen geoptimaliseerd

“Door het werken met het contractmanagement systeem van Pactum hebben wij nu een aantal bedrijfsprocessen verder en beter uitgelijnd. De verhuur van ruimten werd eerder bijvoorbeeld door de directeur van de desbetreffende school geregeld, zonder dat het bestuurskantoor daar zicht op had. Dat proces hebben we nu gecentraliseerd.”

“Door het werken met het contractmanagement systeem van Pactum hebben wij nu een aantal bedrijfsprocessen verder en beter uitgelijnd.”

Aanrader voor andere organisaties

“Wanneer een organisatie op zoek is naar een eenvoudige applicatie die inzicht geeft in contracten, gemakkelijk te beheren is en signaleert wanneer een overeenkomst ten einde loopt, is Pactum een aanrader. Het systeem is niet te duur in aanschaf en eenvoudig te implementeren.”

Ook uw contracten efficiënt beheren met Pactum? Neem snel contact met ons op!