Thuiswerken en contractmanagement: tips

Thuiswerken en contractmanagement: tips

14 mei 2020

Thuiswerken is in ieder geval nog een paar weken noodzaak voor veel organisaties. Sinds 11 mei is er enige versoepeling in de coronamaatregelen, maar we zijn er nog niet. Hoe houdt u het kostenpatroon in de hand en de liquiditeit van uw organisatie op peil? Efficiënt contractbeheer en contractmanagement is hierbij van groot belang. Ook uw contractmedewerkers werken thuis en daarbij is digitaal overzicht dus cruciaal. Daarom geven we enkele tips om dit met Pactum handig te regelen.

Perspectief

Vanaf 11 mei mogen diverse branches weer aan het werk, zoals de meeste contactberoepen als kappers en ook het basisonderwijs kan weer open. De overheid heeft ook al een doorkijkje gegeven naar de maatregelen per 1 juni 2020. Dan gaan nog meer bedrijven en instellingen van het slot zoals de horeca, musea en het voortgezet onderwijs. Sinds 11 mei hebben veel sectoren dus weer perspectieven, maar een van de belangrijkste coronamaatregelen blijft voorlopig gehandhaafd en dat is om thuis te werken. Ook blijkt dat veel werknemers na de coronacrisis best graag wat meer thuis zouden willen blijven werken. Dat scheelt de werknemers reistijd en stress. Het levert vaak een betere werk-privébalans op, wat zorgt voor tevreden werknemers. En gelukkige en tevreden werknemers zijn productiever! Bovendien levert het werkgevers de mogelijkheid op om kritisch naar een hele grote kostenpost te kijken, namelijk huisvesting en de daarbij behorende kosten.

Hoe zorgt u er dus voor dat u goed overzicht heeft op uw bedrijfskosten en dus ook uw liquiditeit? En hoe zorgt u ervoor dat medewerkers eenvoudig hun werk in inkoop en contractbeheer vanuit huis kunnen blijven uitvoeren? Pactum geeft u drie tips.

Tips voor contractbeheer vanuit huis

1. Op 1 centrale online locatie opslaan

Zorg ervoor dat u al uw vaste lasten, die zijn vastgelegd in contracten, in een online contractmanagementsysteem zoals Pactum onderbrengt. Zo kunt u of uw medewerkers altijd bij de contracten en zien waar kosten zitten en waar eventuele besparingen gerealiseerd kunnen worden. Het voordeel van de contractbeheer tool van Pactum is, dat u de contracten niet alleen veilig, toegankelijk en overzichtelijk borgt. U krijgt via ons ook automatische alerts bij belangrijke contractacties zoals het aflopen van een contract, zodat u altijd tijdig kunt handelen, ook vanuit huis.

2. Altijd en overal inzicht – ook vanuit huis!

Zorg ervoor, dat de juiste personen altijd toegang hebben tot uw contracten. Ook bij ziekte, vakanties of zoals nu onder deze uitzonderlijke coronapandemie, nu bijna iedereen moet thuiswerken. Met Pactum regelt u dit heel eenvoudig: u kunt in de tool meerdere medewerkers gebruikersrechten geven op verschillende niveaus. Zo blijft de continuïteit van uw contractbeheer te allen tijde gewaarborgd. Bij Pactum bent u bovendien ook straks als de coronamaatregelen weer verder worden versoepeld, ook verzekerd van toegang tot uw contractdata onderweg, bijvoorbeeld als u een leverancier bezoekt. Moet u even snel een bepaling in een contract weten? Met Pactum is dat geen probleem want onze module Contractbeheer wordt geheel online opgeslagen en is dus overal, dus ook onderweg op uw mobiel te raadplegen.

3. In control met goede rapportages en evaluaties

Houd uw kosten en liquiditeit nu goed in de gaten met regelmatige overzichten en rapportages van uw verplichtingen en verwachte uitgaves. Door goed overzicht van uw lopende kosten en verplichtingen kunt u makkelijker beslissen welke maatregelen u kunt treffen om uw liquiditeit op peil te houden. Werken er bijvoorbeeld blijvend meer mensen thuis? Zijn alle leasecontracten voor auto’s dan nog nodig? Binnen Pactum zijn uitstekende rapportagemogelijkheden, die u in staat stellen in control te zijn en te blijven over uw kosten. Bovendien kunt u deze gegevens goed delen op verschillende niveaus in uw organisatie, wat overleg en beslissingen eenvoudiger maakt. Kortom, met Pactum houdt u grip op uw kosten!

Vragen?

Wilt u graag thuiswerken faciliteren en tegelijkertijd overzicht houden over uw kosten en bijbehorende contracten? Kunt u hulp gebruiken bij het creëren van overzicht? Neem dan contact op te nemen met Pactum!

Eigenaar