ROC Friese Poort: “De transparantie in contracten is verbeterd. Daardoor werken we efficiënter”

ROC Friese Poort: “De transparantie in contracten is verbeterd. Daardoor werken we efficiënter”

5 juni 2017

Hoe ervaart ROC Friese Poort de contractbeheersoftware van Pactum?

ROC Friese Poort, een onderwijsinstelling met 12 vestigingen en 1400 medewerkers, werkt sinds januari 2013 met onze contractbeheersoftware. Hoe hebben zij het beheer van overeenkomsten zoals inkoop examens en lesgebonden installaties georganiseerd? En welke voordelen ondervinden zij door het werken met Pactum? Jaap van Bruggen, hoofd facilitair beleid ROC Friese Poort, vertelt over zijn ervaringen met onze software.

Contractbeheer

“Wij beheren contracten op twee manieren: enerzijds mogen zelfstandige vestigingen binnen bepaalde kaders zelf overeenkomsten afsluiten, anderzijds ben ik verantwoordelijk voor de overeenkomsten die we centraal afsluiten.”

“We waren het overzicht kwijt en hadden ook geen inzicht in dubbele contracten.”

 

“Voorheen registreerden wij de contracten in Excel. In zo’n grote organisatie als ROC Friese Poort is dat niet werkbaar. We waren het overzicht kwijt en hadden ook geen inzicht in dubbele contracten. Hierdoor is er bijvoorbeeld geen spend analyse mogelijk.”

Dat is dan ook één van de redenen waarom onderwijsinstelling ROC Friese Poort op zoek is gegaan naar een contractbeheer software: “Werken in Excel is heel statisch. Wij wilden meer functionaliteiten zoals rapportagemogelijkheden en waarschuwingen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar software die dat mogelijk maakt.”

“De prijs-kwaliteitverhouding van Pactum is erg gunstig: relatief veel functionaliteiten voor een goede prijs”

“Wij zijn in gesprek gegaan met verschillende leveranciers. Naar aanleiding van deze marktoriëntatie was duidelijk dat we ons contractbeheer met een eenvoudig systeem wilden opstarten. Wij vonden Pactum het meest overzichtelijk. Ook de prijs-kwaliteitverhouding is erg gunstig: relatief veel functionaliteiten voor een goede prijs.”

Werken met de contractbeheersoftware van Pactum

“Een duidelijk verschil tussen het werken in Excel en het werken in Pactum is de eenduidige werkwijze in het beheren en invoeren van contractgegevens. Verder werden contracten soms niet volledig geregistreerd. Door de invoervelden van Pactum is dat nu niet meer mogelijk. Een belangrijke meerwaarde is de waarschuwingsfunctie. Hierdoor hebben de diverse vestigingen inzicht in overeenkomsten, zoals de onderhoudscontracten voor lesgebonden installaties (Horeca, Techniek en Media), die anders tussen wal en schip zouden vallen. Daarnaast is de transparantie in contracten verbeterd. Daardoor werken we efficiënter.”

“De transparantie in contracten is verbeterd. Daardoor werken we efficiënter.”

Tip voor contractbeheer

“Het is belangrijk om eerst intern het contractbeheer te organiseren. Maak inzichtelijk welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden iedereen heeft binnen het proces. Hoeveel tijd neemt het beheer bijvoorbeeld in beslag? Zodra dit duidelijk is kan je overgaan op de keuze voor een softwareprogramma.”

 

Eigenaar