Zo optimaliseer je het online meldingenbeheer

Zo optimaliseer je het online meldingenbeheer

11 februari 2021

Het loopt allemaal op rolletjes in uw organisatie, maar ook bij u gaat er wel eens iets fout. De printer werkt niet, de lift blijft steken of een bedrijfsauto heeft een defect achterlicht. Met goed meldingenbeheer kunt u de schade voor uw organisatie beperken. Hoe optimaliseer je dit meldingenbeheer, zodat uw organisatie zo weinig mogelijk hinder van de incidenten ondervindt? Met online meldingenbeheer: zeer efficiënt, met centraal overzicht, eenduidige registratie en opvolging. We leggen uit aan de hand van onze eigen software.

Registratie van de melding

Met de module ‘Meldingenbeheer’ van Pactum registreert u de melding van uw klacht op een centrale plek online via een dashboard. Of uw medewerkers sturen gewoon een mail en Pactum maakt hier automatisch een nieuwe melding van aan. Per melding kunt u of een medewerker bijvoorbeeld de volgende kenmerken opslaan:

  • titel met wat het precies betreft, bijvoorbeeld een defect achterlicht aan een van de bedrijfsauto’s
  • het type melding: een gebrek, een wens, overige of een vraag
  • een afbeelding van de klacht, snel te uploaden via een mobiel ter plekke
  • datum en tijdstip van melding
  • indiener van de melding
  • locatie van de klacht of het defect, b.v. de parkeergarage van een van uw gebouwen
  • de prioriteit: moet het defect snel worden opgelost of zit er minder haast achter?
  • De verantwoordelijke van het betreffende activa
  • Diegene die verantwoordelijk is voor het oplossen van de klacht
  • Eventuele updates over de opvolging
  • De status van de klacht: niet in behandeling, in behandeling of gereed

Op deze manier heeft u niet alleen een goed overzicht van de melding zelf (zie afbeelding 1), maar kunt u ook het proces van opvolging optimaliseren. Moet de klacht intern worden behandeld? Dan wijst u deze aan een medewerker toe. Moet een externe leverancier de melding verhelpen, dus moet de auto bijvoorbeeld naar de garage om het defecte achterlicht te verhelpen? Dan kunt u ook direct deze melding aan een externe partij toewijzen. Deze externe partij, bijvoorbeeld een garagebedrijf, krijgt dan automatisch een mail vanuit de software over de melding en de gevraagde oplossing.

Afbeelding 1: voorbeeld van een melding

Opvolging

In het dashboard van de module kunt u snel zien, hoe het met de afzonderlijke meldingen staat (zie afbeelding 2). U ziet meteen in welk stadium de melding zich bevindt en ook de prioriteit van de melding. Dit stelt u in staat het proces van afhandeling te optimaliseren en de doorlooptijden zo klein mogelijk te maken. U kunt verder zelf informatie (afbeeldingen, plattegronden) eenvoudig toevoegen aan een melding.

Afbeelding 2: dashboard overzicht meldingen

Of een tip aan uw collega meegeven, of een instructie aan uw leverancier, zodat de melding snel en efficiënt kan worden opgepakt. Op deze manier heeft uw bedrijfs- of organisatieproces zo weinig mogelijk hinder van de defecten en klachten.

Online meldingenbeheer: meer weten?

Nieuwsgierig geworden? Neem contact met ons op om de toegevoegde waarde van de module Meldingenbeheer voor uw organisatie te bekijken.

Eigenaar
Vragen of demo?