Algemene voorwaarden

U vindt hier de Algemene Voorwaarden van Pactum B.V. Klik hier om een PDF versie van de algemene voorwaarden te downloaden. U kunt hier tevens de verwerkersvoorwaarden downloaden.

Pactum B.V. (Pactum), Heresingel 4, 9711ES GRONINGEN. T. +31 50 76 000 21 KVK nr: 01144278, BTW nr: NL821369404B01, www.contractbeheer.com

Artikel 1 Definities

1.1 Afnemer: een natuurlijk persoon in uitoefening van beroep of bedrijf of rechtspersoon, die de Pactum registratie heeft voltooid, alsmede een natuurlijk persoon in uitoefening van beroep of bedrijf of rechtspersoon, die een overeenkomst met Pactum is aangegaan, alsook een natuurlijk persoon in uitoefening van beroep of bedrijf of rechtspersoon die zich via de aanmeldwizard van www.contractbeheer.com heeft aangemeld.
1.2. Account: het gedeelte van de website ww.contractbeheer.com waar u als afnemer op in kunt loggen.
1.3. Pactum: Pactum B.V.
1.4. Document(en): de schriftelijk en/of elektronische document(en) van afnemer die zijn aangeboden aan Pactum en door Pactum worden verwerkt.
1.5. Domein: domein is een privégebied op het centrale Pactum systeem, waar alle gegevens van één afnemer die samenhangen worden beheerd en opgeslagen.
1.6. Overeenkomst: de overeenkomst tussen Pactum en afnemer met betrekking tot de diensten/service die afnemer bij Pactum afneemt.
1.7. Transactie: een transactie bestaat uit óf één financieel document (verkoopfactuur, inkoopfactuur, salarisstrook, loonheffingen, loonjournaal post, belastingaangifte en
belastingaanslag) óf één bank- of creditcardafschriftregel.
1.8. Website: de website van Pactum B.V., toegankelijk via de URL www.contractbeheer.com.
1.9 Werkdomein: de website van Pactum, toegankelijk via de URL www.contractbeheer.com, welke toegang verleent aan de gegevens van afnemer.

Artikel 2 Werkingssfeer

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op al onze aanbiedingen, offertes en overeenkomsten.
2.2. Voor zoverre in een overeenkomst niet anders is overeengekomen, zullen deze algemene voorwaarden van toepassing zijn. De algemene voorwaarden van de afnemer worden hiermede uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.3 Pactum is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Pactum zal afnemer tenminste twee (2) maanden voor de inwerkingtreding van de wijzigingen informeren over de voorgenomen wijzigingen. Indien afnemer niet akkoord gaat met de
voorgenomen wijzigingen, kan afnemer opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt. Indien afnemer niet binnen een maand na ontvangst van de mededeling van Pactum en vóór het inwerking treden van de aangekondigde wijzigingen schriftelijk uitdrukkelijk bezwaar maakt tegen de aangekondigde wijzigingen, wordt afnemer geacht te hebben ingestemd met de wijzigingen.

Artikel 3 Aanbieding en overeenkomst

3.1 Aanbiedingen op prijsopgaven op de website of op de offerte zijn vrijblijvend en herroepbaar en dienen te worden beschouwd als een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht.
3.2 Afnemer kan een opdracht rechtstreeks via de website plaatsen.
3.3 Eventueel na het plaatsen van de opdracht gemaakte afspraken, toezeggingen en/of wijzigingen in de overeenkomst, zijn alleen bindend indien deze schriftelijk tussen partijen worden overeengekomen.
3.4 Het staat Pactum vrij om zonder opgave van redenen de door afnemer geplaatste opdracht niet te aanvaarden. Pactum zal binnen tien (10) werkdagen afnemer hiervan op de hoogte stellen.

Artikel 4 Prijzen

4.1 Alle door Pactum gehanteerde prijzen zijn exclusief B.T.W. en eventuele andere heffingen van overheidswege die voor rekening van afnemer komen.
4.2 Pactum hanteert verschillende servicevormen met verschillende tarieven afhankelijk van het abonnementstype. De tarieven zullen ieder jaar worden geïndexeerd op basis van de wijziging van de maandindexcijfer volgens de consumentenprijsindex (CPI) reeks alle huishoudens (2006=100) gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.
4.3 Pactum kan tegen een vooraf besproken tarief structureel meerwerk die buiten de reguliere verwerking van documenten valt, zoals omschreven in Artikel 4, in rekening brengen.

Artikel 5 Betaling

5.1 Alle betalingen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geschieden zoveel mogelijk door middel van automatische incasso, waarvoor afnemer verplicht is Pactum te machtigen. Machtiging zal plaatsvinden bij de schriftelijke bevestiging van de opdracht door afnemer. De automatische machtiging dient binnen 10 werkdagen getekend retour te worden gezonden. Indien de machtiging niet getekend retour is ontvangen binnen de gestelde termijn, behoudt Pactum zich het recht voor de dienstverlening op te schorten totdat de machtiging is ontvangen. Ook kunnen betalingen geschieden conform facturering per e-mail dan wel schriftelijk hierbij is de betalingstermijn 30 dagen. Indien Afnemer niet binnen de overeengekomen betalingstermijn betaald, behoudt Pactum zich alle rechten voor ten aanzien van het doorberekenen van rente, incassokosten, deurwaarderskosten en wat meer van dies zij behoudens redelijkheid en billijkheid.
5.2 Facturering vindt voor het eerst plaats gedurende de 1e  week nadat een nieuwe afnemer formeel is geregistreerd als Pactum afnemer.
5.3 Indien afnemer de machtiging voor automatische incasso zonder gegronde reden intrekt of indien de automatische incasso om andere niet aan Pactum toe te rekenen redenen niet uitgevoerd kan worden, behoudt Pactum zich het recht voor om dertig dagen nadat de vordering opeisbaar is geworden de kosten van invordering, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, ten laste te laten komen van afnemer, waarbij de buitengerechtelijke invorderingskosten worden bepaald op tenminste 15% van de te vorderen hoofdsom.

Artikel 6 Duur en einde overeenkomst

6.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor minimaal een (1) jaar en wordt per jaar verlengd. Opzegging van de overeenkomst dient uiterlijk een maand voor het einde van de overeenkomst te geschieden. Opzegging dient schriftelijk of per e-mail aan opzeggen@contractbeheer.com plaats te vinden en wordt geëffectueerd aan het einde van de looptijd van de overeenkomst. Uiteraard ontvangt u ruimschoots voor de opzegtermijn een herinnerings e-mail vanuit het systeem.
6.2 Pactum is gerechtigd de overeenkomst zonder ingebrekestelling te beëindigen, indien afnemer de overeenkomst op welke wijze dan ook niet nakomt.
6.3 De overeenkomst eindigt van rechtswege en met onmiddellijke ingang op het moment dat afnemer aan Pactum mededeelt niet meer in staat te zijn om aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen dan wel op het moment dat Pactum uit de omstandigheden moet afleiden dat afnemer niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen, of op het moment dat op afnemer de WSNP van toepassing wordt, surseance van betaling wordt verleend of failliet wordt verklaard, dan wel een verzoek daartoe is ingediend bij de gerechtelijke instanties.
6.4 Pactum is in geen geval gehouden tot betaling van enige schadevergoeding ten gevolge van een beëindiging als beschreven in artikel 6.2 en 6.3.
6.5 Bij beëindiging van de overeenkomst wegens het niet nakomen van de overeenkomst door afnemer behoudt Pactum zich de mogelijkheid voor terstond het gebruik van de diensten van Pactum te staken en gestaakt te houden. Pactum zal bij beëindiging van de overeenkomst, om welke reden dan ook, nimmer vergoedingen aan afnemer restitueren.

Artikel 7 Verplichtingen Pactum

7.1 Pactum neemt alle gegevens met zorg in behandeling.
7.2 De door afnemer gescande informatie en geleverde informatie zal zorgvuldig door Pactum worden gearchiveerd.
7.3 Pactum streeft ernaar om, in bulk aangeleverde, documenten van een nieuwe afnemer binnen 5 dagen na ontvangst van alle documenten te verwerken.
7.4 Pactum legt voor afnemer een digitaal archief aan en stelt een domein ter beschikking dat is te benaderen via www.contractbeheer.com
7.5 Pactum is niet verantwoordelijk voor de compleetheid van door afnemer geleverde documenten en informatie.
7.6 Pactum beperkt zich tot het invoeren van informatie. Pactum levert geen pro-actief fiscaal of zakelijk advies en doet niet het werk dat nodig is om aan het einde van de looptijd van een overeenkomst van aan afnemer deze te beëindigen dan wel te verlengen. Dat blijft de verantwoordelijkheid van de afnemer.
7.7 Pactum draagt er zorg voor, zo goed als redelijkerwijs mogelijk is, dat de gegevens die afnemer heeft ingevoerd, worden beveiligd tegen verlies, diefstal, ongeautoriseerde toegang en wijziging door niet-gebruikers.
7.11 Pactum is niet aansprakelijk voor eventuele schade bij verlies of beschadiging van geleverde data.

Artikel 8 Verplichtingen en medewerking afnemer

8.1 Afnemer dient zijn documenten en informatie ordelijk en georganiseerd aan Pactum te leveren.
8.3 Afnemer dient een bank- of girorekening te hebben bij een bij de Nederlandse Vereniging van Banken geregistreerde bank.
8.4 Afnemer dient een wijziging in haar adres- en/of betalingsgegevens onverwijld schriftelijk aan Pactum mede te delen.
8.5 Afnemer draagt zelf zorg voor het bewaren van alle aangeleverde documenten het origineel (laten) bewaren.
8.6 Afnemer is verplicht de gebruiksregels van artikel 9 in acht te nemen.

Artikel 9 Gebruiksregels

9.1 Het is afnemer niet toegestaan de diensten te gebruiken in strijd met wettelijke bepalingen of de algemene voorwaarden.
9.2 Afnemer is verantwoordelijk voor de inhoud en juistheid van de gegevens die hij Pactum heeft aangeleverd.
9.3 Indien afnemer zijn andere dan de in artikel 8 bedoelde verplichtingen, voortvloeiend uit deze voorwaarden of uit enige andere tussen partijen bestaande rechtsverhouding niet nakomt, is Pactum gerechtigd om het gebruik van diensten door afnemer zonder voorafgaande aankondiging te beperken. Pactum zal er daarbij voor zorgdragen dat afnemer minimaal in staat blijft om gedurende een redelijke periode kennis te nemen van zijn gegevens.

Artikel 10 Gegevens

10.1 De gegevens die afnemer aan Pactum heeft verstrekt worden opgeslagen in een databank die onder beheer wordt gesteld bij een onafhankelijke derde partij.
10.2 Afnemer blijft te allen tijde eigenaar van de aangeleverde gegevens.

Artikel 11 Intellectuele eigendommen

11.1 Alle auteursrechten, octrooirechten, handelsnaamrechten, merkrechten, andere intellectuele en industriële eigendomsrechten op, alsmede alle soortgelijke rechten ter bescherming van informatie met betrekking tot Pactum, zijn het exclusieve eigendom van Pactum. Geen van de in de overeenkomst of algemene voorwaarden opgenomen bepalingen kan zo worden opgevat dat deze leidt tot een volledige of gedeeltelijke
overdracht van die rechten aan afnemer.
11.2 Het is afnemer niet toegestaan een aanduiding van de intellectuele eigendomsrechten van Pactum te wijzigen, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Het is afnemer niet toegestaan enig merk, ontwerp of domeinnaam van Pactum of een daarmee overeenstemmende naam of teken te gebruiken of te registeren in enig land, waar dan ook ter wereld.
11.3 Pactum vrijwaart afnemer voor elke schadevergoeding en alle kosten en onkosten waartoe afnemer ingevolge een door een derde ingestelde rechtsvordering wordt veroordeeld in verband met een inbreuk of vermeende inbreuk op geldige octrooien, auteursrechten, merken of andere rechten van derden door het gebruik door afnemer, overeenkomstig de overeenkomst en de documentatie, mits afnemer Pactum onmiddellijk schriftelijk van een dergelijke rechtsvordering in kennis stelt wanneer deze aan hem wordt aangekondigd, afnemer aan Pactum toestaat naar eigen inzicht verweer tegen de betreffende aanspraken te voeren en een schikking te treffen en mits afnemer daarbij op eerste verzoek van Pactum alle relevante informatie en andere medewerking aan Pactum verstrekt.
11.4 Afnemer erkent en aanvaardt dat de volledige en uitsluitende aansprakelijkheid van Pactum voor inbreuk op octrooien, auteursrechten, merken of andere intellectuele eigendomsrechten luidt zoals bepaald in dit artikel 11 alsmede in artikel 12.

Artikel 12 Aansprakelijkheid

12.1 Behoudens in het geval dat bijzondere wettelijke bepalingen een beperking van de aansprakelijkheid van Pactum uitsluiten voor schade die het gevolg is van opzet of grove schuld, is Pactum slechts aansprakelijk voor schade als omschreven in de volgende leden van dit artikel.
12.2 In het geval van zaakschade en/of lichamelijk letsel, ongeacht of dit letsel de dood tot gevolg heeft, is de aansprakelijkheid van Pactum voor één schadetoebrengende gebeurtenis in ieder geval beperkt tot een bedrag gelijk aan de door afnemer in één jaar
verschuldigde vergoeding voor het gebruik van de diensten van Pactum.
12.3 Pactum is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade als gevolg van aanspraken van afnemers van afnemer, verminking of verlies van data, schade verband houdende met het gebruik van door afnemer aan Pactum voorgeschreven zaken, materialen of software van derden, schade verband houdende met de inschakeling van door afnemer door Pactum voorgeschreven toeleveranciers, voor gevolgschade, ongeacht de aard van de handeling (contractbreuk, onrechtmatige daad), zelfs indien Pactum in kennis is gesteld van de kans op het ontstaan van die schade.
12.4 Pactum is nimmer aansprakelijk voor enige schade van welke aard ook geleden door afnemer verband houdende met het tijdelijk niet, het tijdelijk niet juist of het tijdelijk niet volledig beschikbaar zijn van de diensten.
12.5 Pactum is nimmer aansprakelijk voor enige schade van welke aard ook geleden door afnemer verband houdende met het (niet) functioneren van programmatuur van afnemer of van derden, van apparatuur van afnemer, Pactum of derden, of van internetverbindingen van afnemer of Pactum.
12.6 Afnemer erkent en aanvaardt dat de vergoeding voor de diensten is vastgesteld met inachtneming van de aansprakelijkheidsbeperking als bedoeld in dit artikel.
12.7 Afnemer erkent en aanvaardt dat de diensten niet 100% veilig kunnen zijn en nimmer perfect of 100% vrij van onvolkomenheden kan zijn en dat niet alle onvolkomenheden kunnen worden hersteld.
12.8 Afnemer vrijwaart Pactum voor aanspraken van derden voortvloeiend uit of verband houdend met de overeenkomst of de Algemene Voorwaarden, tenzij afnemer deze aanspraken jegens Pactum met inachtneming van het in dit artikel bepaalde geldend zou kunnen maken indien afnemer de schade zelf zou hebben geleden.
12.9 De aansprakelijkheid van Pactum wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst met afnemer ontstaat in alle gevallen slechts indien afnemer Pactum onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Pactum na die termijn toerekenbaar tekort blijft schieten in de nakoming van zijn verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Pactum in staat is adequaat te reageren.
12.10 Elk recht op schadevergoeding vervalt in ieder geval indien afnemer heeft verzuimd maatregelen te nemen om (I) de schade onmiddellijk nadat deze zich heeft voorgedaan, te beperken; (II) te voorkomen dat (andere of bijkomende) schade ontstaat; of (III) indien afnemer nalaat Pactum zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is van de schade in kennis te stellen en hem van alle relevante informatie te voorzien.
12.11 Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat afnemer de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij Pactum
meldt.

Artikel 13 Privacy

13.1 Afnemer vrijwaart Pactum voor alle aanspraken van derden met betrekking tot de overeenkomst tussen Pactum en afnemer en/of de door afnemer in het kader van de overeenkomst verwerkte gegevens die jegens Pactum mochten worden ingesteld wegens een niet aan Pactum toe te rekenen schending van de Wet bescherming persoonsgegevens en/of andere wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 14 Geheimhouding

14.1 Elk van beide partijen zal vertrouwelijke informatie betreffende de andere partij niet openbaar maken of gebruiken voor een ander doel dan waarvoor de vertrouwelijke informatie is verkregen.
14.2 Elk van beide partijen neemt alle redelijke voorzorgsmaatregelen teneinde zijn geheimhoudingsverplichtingen na te komen. Geen van de in dit artikel opgenomen bepalingen legt de ontvangende partij enige beperking op ten aanzien van informatie of gegevens, al dan niet gelijk of gelijksoortig aan de informatie of gegevens vervat in de Vertrouwelijke Informatie, indien die informatie of gegevens:

  • reeds het rechtmatig bezit waren van de ontvangende partij voordat deze van de betrokken partij werden verkregen;
  • onafhankelijk door de ontvangende partij zijn ontwikkeld zonder gebruikmaking van informatie of gegevens van de betrokken partij;
  • algemeen bekend zijn of worden of algemeen toegankelijk worden gemaakt, anders dan door een handelen of nalaten van de ontvangende partij; of
  • door een derde aan de ontvangende partij bekend worden gemaakt, zonder dat een geheimhoudings-verplichting jegens de betrokken partij wordt geschonden.

14.3 De geheimhoudingsverplichtingen ingevolge dit artikel gelden niet voor zover vertrouwelijke informatie van de andere partij openbaar dient te worden gemaakt krachtens de wet, een verordening of een gerechtelijk bevel of bij besluit van een overheidsinstantie, op voorwaarde dat de ontvangende partij zich tot het uiterste inspant om de omvang van die openbaarmaking te beperken en de betrokken partij tevoren in kennis stelt van een zodanige voorgenomen openbaarmaking.
14.4 Partijen staan er voor in dat hun medewerkers c.q de gebruiker alsmede door partijen ingeschakelde derden de in dit artikel beschreven geheimhoudingsverplichtingen nakomen.

Artikel 15 (Leverings) termijnen

15.1 Alle (leverings)termijnen worden door Pactum naar beste weten vastgesteld en worden zoveel mogelijk in acht genomen. Zodra Pactum op de hoogte is van een omstandigheid die tijdige levering mogelijk in de weg staat, treedt hij in overleg met afnemer. Afnemer heeft in geen geval recht op schadevergoeding in verband met een te late levering. Pactum heeft te allen tijde het recht deelleveringen te verrichten.

Artikel 16 Uitsluiting

16.1 Behoudens hetgeen uitdrukkelijk in de overeenkomst is opgenomen, geeft Pactum geen andere of nadere garanties, toezeggingen, voorwaarden met betrekking tot de diensten en wijst Pactum hierbij af alle andere garanties, toezeggingen, of voorwaarden, hetzij expliciet, impliciet of krachtens de wet (met inbegrip van doch niet beperkt tot garanties of voorwaarden met betrekking tot verkoopbaarheid, het geen inbreuk maken op andere rechten of geschiktheid voor een bepaald doel) met betrekking tot de diensten.

Artikel 17 Overmacht

17.1 Een partij is niet gehouden tot nakoming van een contractuele verplichting, met uitzondering van een verplichting tot betaling, voortvloeiend uit de Overeenkomst of de Algemene Voorwaarden, indien nakoming wordt belemmerd door overmacht. Onder overmacht wordt onder meer maar niet uitsluitend verstaan: militair optreden, overheidsoptreden, weersomstandigheden, uitvallen van of storingen in telecommunicatie- en internetverbindingen, vertraging of tekortkoming in de nakoming van verplichtingen door toeleveranciers van Pactum, transportproblemen en stakingen.
17.2 Indien Pactum bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of ten gevolge van de overmacht slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd de reeds geleverde prestatie c.q. het leverbare deel van de prestatie afzonderlijk in rekening te brengen en is de wederpartij dan wel afnemer gehouden deze vergoeding te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.
17.3 Zodra duidelijk is dat de overmachtsituatie langer dan zes (6) weken zal duren, heeft de andere partij het recht de overeenkomst te beëindigen, zonder schadeplichtig zijn.

Artikel 18 Overige bepalingen

18.1 Pactum kan zijn rechten of plichten uit hoofde van de Algemene Voorwaarden of de overeenkomst overdragen of uitbesteden aan een dochteronderneming of aan een andere daartoe door haar ingeschakelde derde. 18.2 Iedere kennisgeving of andere mededeling in verband met de overeenkomst of de Algemene Voorwaarden dient schriftelijk te worden gericht aan het adres van de andere partij zoals vermeld in de overeenkomst. 18.3 De afnemer gaat ermee akkoord als referent te dienen voor Pactum en de afnemer zal hierdoor zoveel mogelijk meewerken aan marketinguitingen, klantcases, en andere voorkomende uitingen. Een en ander altijd in overleg. 18.4 Indien enige bepaling uit de overeenkomst of uit deze Algemene Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of in strijd met de wet is, wordt deze geacht op zichzelf te staan en niet van toepassing te zijn. Partijen zullen in een dergelijk geval in overleg treden om de betreffende bepaling te vervangen door een bepaling van gelijke strekking welke niet geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of in strijd met de wet is. De overige bepalingen van de overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden blijven onverminderd van kracht. 18.5 Vertraging of verzuim van de zijde van Pactum met betrekking tot het jegens de afnemer geldend maken van enig recht dat Pactum op grond van de overeenkomst of de Algemene Voorwaarden heeft, houdt nimmer afstand van dat recht in. Indien een partij afstand doet van een recht dat hij op grond van de overeenkomst of Algemene Voorwaarden heeft, houdt dit niet in dat deze partij ook in een volgend geval afstand van dit recht of van andere rechten doet of moet doen. 18.6 De overeenkomst en de Algemene Voorwaarden geven volledig weer hetgeen tussen partijen is overeengekomen en vervangen alle eerdere en gelijktijdige, expliciete of impliciete afspraken, overeenkomsten, verklaringen en garanties, zowel schriftelijke als mondelinge.